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Neuer webbasierter Bewirtschaftungsarbeitsplatz als Vorreiter

So geht Finanzwesen!

13.09.20215 Minuten5
Finanzen

Webbasiert, intuitiv bedienbar und mit individualisierbaren Dashboards versehen: Ein innovatives Finanzinformationssystem der AKDB wird in Zukunft allen Kommunen zur Verfügung stehen. Das erste Modul ist bereits erhältlich: Es ist der Bewirtschaftungsarbeitsplatz. Was macht ihn gerade jetzt so wichtig für die Kommunalverwaltung? Wir fragen Kommunalvertreter und Produktmanager.

Die Coronapandemie forciert die Digitalisierung aller Arbeitsprozesse und führt zu einer ganz neuen Zusammenarbeit zwischen einzelnen Verwaltungsbereichen. Stichwort New Work: „Das Homeoffice und die Flexibilisierung der Arbeitswelt werden bleiben“, so Birgit Pfister, Produktmanagerin im AKDB-Finanzwesen, und verweist auf die digitalen Rechnungsworkflows. „Genau diesem Bedarf tragen wir Rechnung“, erklärt Pfister die Modernisierung der bestehenden Finanz-Software. Das erste Modul des Finanzinformationssystems OK.FINN steht ab Oktober allen Kommunen zur Verfügung. Es ist der Bewirtschaftungsarbeitsplatz.

Budget im Blick

Warum der Bewirtschaftungsarbeitsplatz? „In der kommunalen Bewirtschaftung ist die Arbeitsteilung sehr kapillar: Beteiligt sind nicht nur die Kämmerei, sondern auch Schulleitung, Friedhofsverwaltung, Bauhof usw. In diesen Bereichen der Verwaltung – und das sind die meisten – benötigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kein tiefes finanztechnisches Wissen. Dort will man nur wissen: Wie viel Budget bleibt mir bis zum Jahresende? Die Verantwortlichen müssen Rechnungen abzeichnen und Anordnungen erstellen, Einzahlungen und Auszahlungen machen, umbuchen und verrechnen. Deswegen braucht diese Gruppe so schnell wie möglich als Erstes den Bewirtschaftungsarbeitsplatz“, meint Birgit Pfister.

Um dieser großen Zielgruppe die Arbeit zu erleichtern, ist der Bewirtschaftungsarbeitsplatz von OK.FINN nicht nur webbasiert und von überall ohne Installationsaufwand zu nutzen, sondern auch mit individualisierbaren Dashboards versehen. Ein Warnsystem zeigt an, wann Budgets überschritten werden. Das Beste: Wer detailliertere Auskünfte wünscht, der kann Informationen bis in die einzelne Rechnung hinunterbrechen.

 

Kleine Kommunen profitieren vom geringen Schulungsaufwand, die Software ist intuitiv zu benutzen und der Installationsaufwand fällt weg, da die Software aus dem Web bezogen wird. Größere Kommunen profitieren wiederum von der großen Übersichtlichkeit, der leichten Bedienbarkeit und unterschiedlichen Dashboards bzw. Kennzahlen.“

Birgit Pfister

Produktmanagerin AKDB-Finanzwesen

Software vom Nutzer her gedacht

Ralph Messerer, Leiter Organisation und Verwaltungsentwicklung der Stadt Würzburg, war das Umsatzsteuerrecht in der Software besonders wichtig. „Auch ein ‚normaler‘ User, der nicht aus dem Finanzbereich kommt, sollte sich zurechtfinden. Und zwar egal, ob er Kameralistik oder Doppik nutzt.“ Die intuitive Oberflächengestaltung, so Messerer, sei für ihn auch prioritär, denn „wir bekommen zunehmend Personal ohne typische Verwaltungsausbildung, sogar Quereinsteiger sind dabei. Sie verwalten Budget, müssen Haushaltsanmeldungen machen oder Rechnungen abzeichnen“.

Controlling und Prognose

Ein weiterer Aspekt wird immer wichtiger: die Controlling- und die Prognosefunktion. Andreas Haßelbacher, Leiter der Finanzverwaltung der Gemeinde Brunnthal, freut sich besonders auf die Controlling-Instrumente: „Unser neuer Gemeinderat wünscht sich genaue Auswertungen der kommunalen Ausgaben – einfach aufbereitet und automatisiert. Der Bewirtschaftungsarbeitsplatz von OK.FINN könnte dafür die ideale Lösung sein.“

Die Lösung passt für alle Kommunen: „Kleine Kommunen profitieren vom geringen Schulungsaufwand, die Software ist intuitiv zu benutzen und der Installationsaufwand fällt weg, da die Software aus dem Web bezogen wird“, so Birgit Pfister. „Größere Kommunen profitieren wiederum von der großen Übersichtlichkeit, der leichten Bedienbarkeit und unterschiedlichen Dashboards bzw. Kennzahlen.“ Kommunen, die heute die AKDB-Finanz-Software OK.FIS nutzen, haben durch den webbasierten Bewirtschaftungsarbeitsplatz nur Vorteile: Dieser greift auf das bewährte Backend von OK.FIS zu, inklusive Rechtesystem. Keine Migration von Daten und keine organisatorischen Änderungen sind nötig.

 

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