Seit über einem Jahr begleitet die AKDB-Tochter digitalfabriX GmbH die Stadt Münchberg bei ihrer Digitalisierungsstrategie. Sie soll auch anderen interessierten Kommunen als Blaupause dienen. Nach einer Bestandsaufnahme der aktuellen Digitalisierungslage geht es jetzt an die konkrete Ausarbeitung von Maßnahmen. Die Herausforderung: eine langfristige Strategie aufzusetzen, die schnelle Erfolge und schnelle Reaktionen auf neue Anforderungen zulässt.
Drei Erkenntnisse zog das Beratungsteam der digitalfabriX GmbH aus der Zusammenarbeit mit der Stadt Münchberg: Erstens: Vor der Einleitung konkreter Digitalisierungsmaßnahmen müssen organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen werden. „Die Voraussetzungen für eine gelungene Digitalisierung zu schaffen, ist eine Vorarbeit, die man gerne übersieht. Die Platzierung von Online-Diensten oder die Einführung von digitalen Werkzeugen sind nämlich nur die Spitze des Eisbergs“, so Katja Köhler von der digitalfabriX. „Neue Denkweisen und Strukturen für fachbereichsübergreifende Prozesse zu etablieren, ist prioritär. Das heißt aber nicht, dass Prozesse, die bereits erfolgreich digitalisiert sind, verworfen werden.“ Zweitens: Schon in der Erstellungsphase einer Strategie sollten parallel in der Verwaltung Digitalisierungsmaßnahmen getroffen werden. In Münchberg war es die Einführung eines einheitlichen digitalen Terminmanagements und digitaler Fahrzeugbuchungen. Drittens: Beinahe im Wochentakt ergeben sich Änderungen und neue Anforderungen, die in die Arbeitspakete und in den Digitalisierungsfahrplan eingearbeitet werden müssen. Hierfür braucht es eine feste Systematik und Checklisten.
Vom Groben ins Feine
Ende Oktober 2021 wurden dem Bürgermeister und Führungskräften in einem Strategiemeeting Arbeitspakete vorgestellt. Diese enthalten Digitalisierungsschritte, die bis Ende 2022 empfohlen werden, etwa die Zentralisierung abteilungsübergreifender Aufgaben. Das betrifft zum Beispiel Förderwesen und Beschaffung. Dennoch ist weitere Detailarbeit gefragt, um das komplette Rathausteam auf ganzheitliche Arbeitsabläufe einzuschwören. Geschäftsleiterin Tanja Bauer nannte ein Beispiel aus der Praxis: „Wenn für den Einsatz auf den städtischen Grünflächen künftig neben den Bauhofmitarbeitern auch Mähroboter zum Einsatz kommen, betrifft dies nicht nur den Bauhof, sondern auch die Mitarbeiter in der Kämmerei und in der Personalverwaltung. Denn es stellt sich die Frage nach der internen Verrechnung genauso wie nach der Abrechnung von Arbeitsstunden.“
Die Runde einigte sich auf erste Prozesse, für die in einem nächsten Schritt die Aufgabenpakete nochmals konkretisiert werden. Zum Beispiel werde der Ablauf für die Durchführung einer Bürgerversammlung von A bis Z detailliert beschrieben, neu gedacht und dann erst, so Kämmerin Sabine Wolfrum, der digitale Staffelstab übergeben. Änderungen und Anpassungen werden auch in Zukunft immer wieder nötig sein. Aus einer ursprünglich für Wünsche der Mitarbeitenden angelegten Liste hat sich eine Checkliste entwickelt, die als Grundlage für künftige Arbeitspakete dient. Hierbei werden neue Digitalisierungsanforderungen definiert und priorisiert.
Einführung eines DMS
Außerdem wurde die Umsetzung eines Arbeitspakets begonnen: der Einführung eines Dokumenten-Managementsystems. Der Wunsch der Stadt Münchberg war es, diesen zentralen Baustein nicht aufzuschieben. In Bereichen, die über Fachanwendungen bereits E-Akten nutzen, wurden schon sehr gute Erfahrungen gemacht. Dieser Weg wird nun in der Personalverwaltung fortgesetzt. Die Organisation der Schulungstermine läuft bereits.