Das Jugendamt des Landkreises Neumarkt mit seinen 60 Fachkräften hat die Jugendamts-Software OK.JUS eingeführt. Ein Gespräch mit Jugendamtsleiter André Schilay, Hauptadministrator Felix Tappert und den drei Fachadministratorinnen Luisa Blank, Franziska Schmidt und Lea Wimmer.
Warum haben Sie sich für OK.JUS entschieden?
Schilay: Wir wollten eine Software für das gesamte Sachgebiet, die wir entsprechend erweitern und von Anfang an so zukunftsfähig strukturieren können, dass wir auch für die nächsten Projekte die Grundlage schaffen. Wie etwa eine elektronische Aktenführung.
Wie haben Sie sich vorbereitet?
Schilay: Wir haben die ursprünglichen Kernprozesse, die wir bereits seit 2009 aus dem Personalbemessungsprojekt für den Sozialdienst hatten, noch mal überarbeitet. Es sind Prozesse hinzugekommen, die vor zehn Jahren noch nicht relevant waren. Der Verwaltungsbereich musste die Prozesse neu erarbeiten, wobei sie zu 95 Prozent mit dem, was das Bayerische Landesjugendamt vorgibt, übereinstimmen.
Bei der Einführung waren die Prozesse auf einem topaktuellen Stand. Wir hatten zwei Hauptadministratoren und in allen Bereichen Fachadministratoren. Das hat sich bewährt. Aufgabe der Hauptadministratoren war es, mit der AKDB in engem Austausch zu stehen.
Wie haben Sie es geschafft, es in zwölf Monaten einzuführen?
Schilay: Das geht nur mit guten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Es war nicht nur die Struktur, die in OK.JUS abzubilden war. Ohne den persönlichen Einsatz und die Motivation der Administratoren hätte es nicht geklappt.
Wo lagen die besonderen Herausforderungen bei der Einführung?
Tappert: Man musste die Kollegen gut organisieren: Termine setzen, vorbereiten, Struktur reinbringen. Das ist viel Arbeit. Zum Glück waren wir zu zweit, so konnten wir vieles gleichzeitig bearbeiten und aufteilen. Die Fachadministratoren haben kein zusätzliches Zeitkontingent bekommen, d. h. die Kollegen haben die Administration zusätzlich mitgemacht. Wir Hauptadministratoren hatten insgesamt einen Stellenanteil von 0,8.
Für den Bereich Unterhaltsvorschuss: Wo liegen die Erleichterungen?
Wimmer: Sollstellungen werden automatisch gebildet, wenn man das Auszahlungssoll eingibt. Das war im Vorgängerprogramm eine Fehlerquelle.
Für den Allgemeinen Sozialdienst: Was ist der Nutzen von OK.JUS?
Schmidt: Alle verwenden jetzt dieselben Vorlagen. Vorher hatte jeder seine eigenen. Nichts Einheitliches. Bei Berichten, die wir schreiben, ob Hilfeplangespräche oder Protokolle fürs Gericht, ist die Handhabung viel einfacher. Neue Kollegen tun sich in der Einarbeitung sehr leicht, weil Arbeitsschritte in OK.JUS in der richtigen Reihenfolge abgebildet sind und sie geführt werden.
Für die Wirtschaftliche Jugendhilfe: Was gefällt Ihnen besonders gut?
Blank: Der komplette Ablauf ist in einem Kernprozess dargestellt. Kein Risiko, etwas zu vergessen. Im Vergleich zu unserem Vorgängerprogramm finde ich gut, dass alle Fachbereiche miteinander verbunden sind und wichtige Mitteilungen, die auch Auswirkungen auf andere Fachbereiche haben, nicht mehr untergehen können.
Welche Herausforderungen sind mit OK.JUS gelöst?
Schilay: Unser Bereich ist oft an der Belastungsgrenze. Im Sozialbereich klappt eine Steuerung mit reiner Fallzählung nicht. Man braucht andere Instrumente. Bisher hatten wir keine Möglichkeit, einzelfalltechnisch prozessbezogen auszuwerten und abzubilden, welchen Ressourceneinsatz wir in den einzelnen Bereichen wirklich brauchen. Darum wurde die wahre Belastungsfrequenz oft nicht erkannt.
Ich hoffe, dass Arbeitsverteilung, Arbeitsbelastung, fehlende Ressourcen, also Engpässe, frühzeitig transparent werden. Mit den Auswertungen mit CAP bekommen wir ein gutes Steuerungsinstrument an die Hand.