Das Reichsgesetz von 1876 verfügt: Geburten, Hochzeiten und Todesfälle müssen schriftlich beurkundet und archiviert werden. Seitdem reihen sich Regalkilometer um Regalkilometer Papierakten in den Standesamtsarchiven Deutschlands. Jetzt gibt es die Lösung: die elektronische Sammelakte. Das Modul ist direkt an das Fachverfahren AutiSta vom Verfahrenshersteller Verlag für Standesamtswesen angebunden und wird den AKDB-Kunden zum 1. Januar 2022 bereitgestellt. Es spart Zeit, Geld und den Standesbeamten eine Menge Rückenschmerzen.
Akten schleppen, Papier ausdrucken, neuen Archivplatz schaffen: Bei 1.200 Standesämtern sammelt sich allein in Bayern viel Papier. Jedes Jahr werden fünf Millionen Einträge ins elektronische Personenstandsregister (ePR) vorgenommen, welches die AKDB im Auftrag des Freistaats Bayern seit 2013 betreibt. Dazu kommen vier Millionen Fortführungen. Viele Dokumente unterliegen sehr langen Aufbewahrungsfristen – bei Geburtsurkunden sind es 110 Jahre. Diese werden bisher in Papierform in die Sammelakten überführt. Und irgendwann endgültig archiviert. Diese jahrelange Alltagspraxis treibt mittlerweile skurrile Blüten: Aus Platzmangel müssen in einigen Städten sogar Archive angemietet werden, die teilweise am anderen Ende der Stadt liegen – von den Mietkosten, der körperlichen Anstrengung und der Fahrtzeit ganz zu schweigen. Kein Wunder, dass bayerische Standesämter eine elektronische Sammelakte wünschen. Katalysator für diese Entwicklung ist außerdem die zunehmende Digitalisierung des Rechtsverkehrs mit Gerichten.
Schnellere Bearbeitungszeiten für Standesbeamte
Damit ist jetzt Schluss. Das Modul AutiSta Sammelakte Integration macht Papierakten sukzessive überflüssig. Es ist perfekt integriert in die Standesamts-Software AutiSta. Der Weg in die Sammelakte beginnt im Rahmen der Vorgangsbearbeitung: Hier entscheiden die Standesbeamtinnen und -beamten, ob Dokumente per Klick nach der Erstellung in die Sammelakte überführt werden müssen. Alle Dokumente, die hingegen in Papierform entstanden sind, können eingescannt und als PDF/A-Format per Upload der Sammelakte hinzugefügt werden. Diese findet anschließend im Sammelaktenarchiv auf dem Server des elektronischen Personenstandsregisters ihr Ziel. Die Vorteile der elektronischen Sammelakte sind schnellere Bearbeitungszeiten, weniger Zeitaufwand beim Suchen der Akten und weniger Raumbedarf seitens Kommunalverwaltungen. Weitere sinnvolle Funktionen stellen eine hohe Benutzerfreundlichkeit sicher, wie z. B. eine automatische Generierung der Metadaten zur Führung und Benutzung einer Sammelakte. Außerdem werden optional Anpassungen an individuelle Voraussetzungen im Standesamt ermöglicht sowie der Einsatz einer elektronischen Signatur – etwa bei einer Schlussverfügung.
Sicherheit geht vor: Die Daten der Sammelakte
Alle neuen Urkunden werden den bereits vorhandenen Einträgen über eine identische Registernummer direkt zugeordnet. Selbstverständlich berücksichtigt die elektronische Sammelakte alle notwendigen Bearbeitungsrechte, Zugriffe werden zudem revisionssicher protokolliert. So werden Fehlerquellen minimiert. Auch ist jederzeit einsehbar, welche Sachbearbeiter wann welche Dokumente bearbeitet haben. Nicht zuletzt ist die Datensicherheit durch die kryptografischen Methoden des ePR-Servers, die die Unveränderbarkeit der Dokumente sicherstellen, garantiert.