Einige sehen in der Corona-Pandemie einen Weckruf. Spätestens jetzt zeigt sich, wie unverzichtbar eine digitale Verwaltung ist: für einen besseren Service am Bürger und für funktionierende Prozesse innerhalb der Kommune. Kein Wunder, dass die Nutzungszahlen von Online-Diensten gegenüber dem Beginn der Pandemie in die Höhe geschnellt sind. Wir haben zwei Kommunalvertreter gefragt, wie ihre Verwaltung von der Digitalisierung profitiert.
Die Zahlen bestätigen: Nie zuvor machten Bürger so viel Gebrauch von Online-Diensten auf Kommunal-Webseiten. Allein die Nutzung der Online-Kfz-Zulassung im Bürgerservice-Portal erhöhte sich seit Beginn der Corona-Krise im März um das Neunzehnfache. Aber auch andere Online-Dienste
verzeichneten einen sensiblen Anstieg: Während bis vor kurzem allein auf den bayerischen Bürgerservice-Portalen wöchentlich etwa 15.000 erfolgreiche Verwaltungstransaktionen abgewickelt wurden, sind es seit Mai 2020 bereits 30 Prozent mehr.
Der Anstieg kam nicht von einem auf den anderen Tag, sondern als sich der anfängliche Schock über Shutdown und Ausgangsbeschränkungen gelegt hatte. Denn plötzlich gab es reihenweise Bürger, die sich fragten, wie sie ihre dringenden Verwaltungsangelegenheiten in einer Ausnahmesituation wie Corona erledigen sollten. Etwa ein Auto an-, ab- oder ummelden. Oder einen Personalausweis verlängern. Das alles führt anschaulich vor Augen, wie wichtig die öffentliche Verwaltung ist. Und was passiert, wenn die Kommunalbehörden schließen oder nur eingeschränkt zugänglich sind. Und so waren diejenigen Kommunen im Vorteil, die schon früh ihre Prozesse digitalisiert hatten – interne Arbeitsprozesse ebenso wie Bürgerdienste. Wie die Stadt Bayreuth und das Landratsamt Ostallgäu.
Erleichterte Online-Kfz-Zulassung rangiert ganz weit oben
Beide Kommunen machten zum Beispiel von der Ausnahmeregelung des Bayerischen Verkehrsministeriums Gebrauch und boten Bürgern bei der Kfz-Zulassung die Möglichkeit, sich einfach mit Nutzernamen und Passwort auszuweisen. Davor waren für die Authentifizierung der elektronische
Personalausweis und das Lesegerät oder eine App nötig. Das fiel jetzt weg. „Wir hatten vor Corona circa vier Online-Vorgänge im Monat, und zwar nur Kfz-Abmeldungen. Jetzt verzeichnen wir jeden Tag zwischen einer und zehn Online-Zulassungen“, so Thomas Haltmayr, Leiter des Bürgerservice
im Landratsamt Ostallgäu. Auch intern organisierte man sich sehr zügig. „Einige von den 27 Mitarbeitern gingen ins Homeoffice, besonders diejenigen, die im Führerscheinwesen beschäftigt sind. Wir haben zum Glück vor Jahren die digitale Akte eingeführt – ein richtiger Schritt. Denn so greifen jetzt die Mitarbeiter problemlos von zu Hause aus auf alle Dokumente zu.“ Dabei nutzten sie ihre Büro-PCs oder -Laptops. Viele Digitalisierungsprojekte, die seit längerem anstanden, wurden im Landratsamt Ostallgäu jetzt angepackt und zum Abschluss gebracht: „Zum Beispiel haben wir jetzt einen Raum für Videokonferenzen eingerichtet, das wollten wir schon lange“, so Haltmayr.
Den Digitalisierungsprozess um zehn bis 15 Jahre beschleunigt
Auch die Bayreuther Stadtverwaltung änderte vieles nach dem Shutdown. „Häufig haben die Dienststellen ihren Arbeitsalltag als Schichtbetrieb organisiert, zahlreiche Mitarbeiter nutzten die Möglichkeiten des Homeoffice. Besprechungstermine wurden durch Telefon- und Videokonferenzen ersetzt“, sagt der neu gewählte Oberbürgermeister Thomas Ebersberger. Gleichzeitig appellierte man an die Bürger, damit diese ihre Anfrage online stellten. „Hierfür stellt die Stadt auf ihrer Homepage unter anderem auch ein Bürgerservice-Portal zur Verfügung, das viele gefragte Dienstleistungen der Stadtverwaltung bündelt.“ Und wenn Bürger dann doch einen dringenden Vor- Ort-Termin brauchten, etwa für das Einwohnermeldeamt, wurde die Reservierung über eine Online-Terminvergabe abgewickelt.
Thomas Haltmayr ist sich sicher: „Die vereinfachte Online-Zulassung von Autos hat die Akzeptanz dieses Online-Dienstes beim Bürger massiv erhöht. Da haben wir den Prozess wohl um zehn bis 15 Jahre beschleunigt.“ Und auch Ebersberger hat keine Zweifel: „Gerade in der Flexibilisierung von Arbeitszeit, der Möglichkeiten des Homeoffice und der verstärkten Digitalisierung von Verwaltungsabläufen und -dienstleistungen liegt die große Chance, der Corona-Krise dann letztlich doch etwas Positives abzugewinnen.“
Corona zwingt uns, die Chance der Digitalisierung zu ergreifen. Wir haben gar keine andere Wahl. Nur mit Hilfe der schnellen, umfassenden Digitalisierung sämtlicher Verwaltungsleistungen können wir Deutschland am Laufen halten (...).