Das Bauamt im unterfränkischen Hammelburg setzt seit 2018 den TERA Objektmanager und seit 2020 den TERA Ressourcenmanager und den TERA Vertragsmanager ein. Jetzt ist auch der Gebäudemanager hinzugekommen. Damit sind Auftragsmanagement, Grundstücksverwaltung und Facility Management nun vollkommen digital. Wir haben mit Julia Keidel gesprochen, die im Bauamt zusammen mit ihren Kollegen für das Gebäudemanagement zuständig ist.
Zwischen Rhön und Saale gelegen, eingebettet zwischen waldigen Hügeln und endlosen Weinbergen, ist Hammelburg bekannt als die älteste Weinstadt Frankens. Man erzählt sich, dass in dem nahe gelegenen Schloss Saaleck bereits 777 nach Christus Wein gekeltert wurde. Weniger bekannt ist, dass das Schloss seit 1964 der Stadt gehört. Mit allem, was zum Unterhalt eines solchen alten Gebäudes dazugehört: Der Turm etwa wurde vor einiger Zeit umfassend renoviert und ist seitdem begehbar. Doch das Schloss ist nur eines von circa 125 städtischen Gebäuden. Dazu gehören zwei Schulen, eine Dreifachturnhalle, Ortsvereine, Wohn- und Geschäftshäuser, ein Altenheim und diverse Kindergärten und -horte. Die Kosten sind entsprechend hoch. Allein die Bewirtschaftung aller städtischen Gebäude kostet 620.000 Euro im Jahr. Erfahrungsgemäß sind etwa 80 Prozent der Gesamtkosten, die eine Immobilie während ihres Lebenszyklus generiert, dem Gebäudebetrieb anzurechnen. Akkurate Wartungsplanung und perfekter Kostenüberblick sind also absolut essenziell.
Uns gefiel, dass die TERA-Programme ineinandergreifen!
In Hammelburg kümmert sich seit drei Jahren Innenarchitektin Julia Keidel mit weiteren Kollegen aus dem Bauamt um das Facility Management. „Als ich hier anfing, war die gesamte Dokumentation in Papierform. Es war also recht schwierig, sich einen Überblick zu verschaffen“, erinnert sie sich. „Wo sind die Verträge und Unterlagen? Wo wurde wann was gewartet? Das musste man sich mühsam aus Papierakten heraussuchen.“ Der Entschluss stand schnell fest: Die Prozesse mussten digitalisiert werden. „Den Objektmanager und die E-Akte hatten wir bereits 2018. Und auf der Hausmesse in Würzburg ließen wir uns den TERA Gebäudemanager zeigen.“
Komplett verzahnt: Auftragsverwaltung und Gebäudemanagement
„Uns gefiel, dass die TERA-Programme ineinandergreifen“, so Keidel. „Ich kann zum Beispiel mit dem Gebäudemanager direkt sehen, dass eine Tür im Rathaus gewartet werden muss, dann einen Auftrag erstellen und weiterleiten – intern an den Bauhof oder an einen externen Dienstleister. Der Auftrag landet dann beispielsweise per Klick im TERA Ressourcenmanager beim Bauhof. Die generierten Kosten werden auf die Haushaltsstelle verbucht, die ich im Gebäudemanager ausgewählt habe. Auch Wartungsverträge mit Dienstleistern, die im TERA Vertragsmanager angelegt sind, kann ich problemlos im TERA Gebäudemanager einsehen. Sie sind dem jeweiligen Gebäude zugeordnet.“
Aber das ist nicht alles: Schnittstellen gibt es auch zum TERA Objektmanager, in dem Sach- und Geodaten visualisiert sind. „Um auf das Beispiel mit dem Rathaus zurückzukommen: Aus dem Gebäudemanager heraus visualisiere ich über eine Verknüpfung zum Objektmanager auch, auf welcher Liegenschaft und welchem Flurstück sich das Rathaus befindet.“ Eine weitere Schnittstellenverknüpfung gibt es auch zum TERAwin-BEL, der Software, mit der die Belegung vermieteter Objekte erfasst wird – wie im Fall von Turnhallen, die an Vereine vermietet werden. „Ich sehe also auch, ob die Halle belegt ist und wann. Das ist interessant, wenn ich Wartungsarbeiten in Auftrag geben will. Der Überblick, den wir damit erreichen, spart uns viel Zeit und Aufwand.“
Im stetigen Austausch mit der AKDB
Julia Keidel schätzt die Software noch aus einem weiteren Grund: „Die gesetzlichen Auflagen bei Sicherheit und Brandschutz werden immer strenger. Feuerlöscher, Klemmschutz an Türen, selbstschließende Türen oder Rauchabzüge. All dies muss permanent überwacht, gewartet und kontrolliert werden. Da kann man schon mal was vergessen. Die Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionen vom TERA Gebäudemanager möchte ich da nicht mehr missen.“
Auch die gesamte Dokumentation zu einem Gebäude ist selbstverständlich digital und wird in einer E-Akte abgelegt. Hier und da gibt es noch Änderungswünsche, gibt Julia Keidel zu. „Ich würde gerne bei der Auftragserteilung aus dem Gebäudemanager heraus gleichzeitig mehrere Bilder aussuchen, indem ich sie erst anklicke und dann in das Dokument einfüge. Und warum nicht auch Spielplätze mit dem Gebäudemanager verwalten? Die müssen ja auch gewartet werden.“ Das sind in Hammelburg 23. Julia Keidel steht diesbezüglich bereits im Austausch mit den Beratern der AKDB.