Für das sich zu Ende neigende Schuljahr 2024/2025 wurden in Bayern über 130.000 Schulanfängerinnen und -anfänger gemeldet. Für Erleichterung bei dieser bürokratischen Herausforderung für Schulen, Eltern und Behörden sorgen seit einem Jahr die AKDB-Lösungen „Digitale Schulanmeldung“ und das dazugehörige „Elternportal“.
Die Möglichkeit, Kinder digital für den Schulbesuch anzumelden und Zugang zu einem Elternportal zu haben, erleichtern und beschleunigen die Kommunikation zwischen Schulen, Eltern und Behörden und vereinfachen die Schülerverwaltung. Das beginnt mit der Anmeldung: Schuladministratoren – beispielsweise Direktoren oder das Sekretariat – können sich unkompliziert einloggen und relevante Daten einzusehen und bearbeiten: Wie heißt das Kind? Welcher Sachbearbeiter hat den Vorgang bearbeitet? Welcher Vorgang wurde auf Wiedervorlage gestellt, muss also noch mal bearbeitet werden? Die Daten zum Kind liefern das Einwohnermeldeamt und die Erziehungsberechtigten. Nach Überprüfung kann die Schule ebenfalls auf digitalem Wege die Daten der angemeldeten Schülerinnen und Schüler in der amtlichen Schulverwaltung (ASV) hochladen.
Digitale Datenübermittlung – leichte Verwaltung
Neben dem Datenaustausch bietet die Lösung ein übersichtliches Management von Informationen über die Schüler. Ausgewählte Daten können sowohl heruntergeladen werden – zum Beispiel als Excellisten – oder hochgeladen und eingesehen werden. Auch der Datenschutz ist garantiert: Bei der Datenerfassung werden alle gesetzlich vorgegebenen IT-Sicherheitsrichtlinien beachtet und auch die Löschung von Datensätzen kann jederzeit vorgenommen werden.
Geschützter Zugang für Eltern
Für Erziehungsberechtigte wird der Schulanfang ihrer Kinder durch diese Anwendung ebenfalls erleichtert. Nach der Online-Anmeldung erhalten sie postalisch einen Zugangscode, um sich im Elternportal einzuloggen. Die Nutzung des Dienstes ist auch für nicht-deutschsprachige Erziehungsberechtigte dank individueller Sprachauswahl möglich: Außer Deutsch stehen Englisch, Französisch, Arabisch, Kroatisch, Polnisch, Rumänisch, Russisch, Türkisch und Ukrainisch zur Verfügung. Auch Auskünfte zu Religion, Notfall- und Arztkontakten, Geschwistern, Vorerkrankungen sowie weitere individuelle Angaben können online an die jeweilige Schule übermittelt werden.
Entlastung für alle Beteiligten
Dass die Online-Komplettlösung für alle Endnutzende einfach bedienbar ist, beweisen Nutzertests: Das Feedback der Testpersonen beim Ausfüllen des Online-Antrags war durchweg positiv: „Man kann nichts falsch machen“ und „einfach und selbsterklärend“, lauten die häufigsten Bewertungen. Insbesondere die große Zeit- und Aufwandersparnis sowie Mehrsprachigkeit, die der digitale Antrag ermöglicht, werden sehr geschätzt. Auch der mehrfache Gang zum Schulsekretariat entfällt komplett. Eine klassische Win-win-Situation!