Der Roll-out der neuen Bürgerservice-Portale der AKDB ist seit Oktober abgeschlossen. Wir haben die Migration gleich aus drei Blickwinkeln betrachtet: aus der Sicht von Kunden, des Projektmanagements und des AKDB-Kundenservice. Im Interview äußern sich: Ralf Kaußler, Digitalisierungsbeauftragter im Landkreis Hof, Martin Senft, Leiter Projektmanagement und Anforderungsmanagement, und Karin Schöbel, Leiterin des Kundenservice Digitale Verwaltung, beide AKDB.
Herr Senft, als verantwortlicher Projektleiter haben Sie mit Ihrem Team bereits im Vorfeld viel geplant. Was musste beim Roll-out beachtet werden?
Senft: Wir haben im Vorfeld die Anforderungen aus der OZG-Umsetzung, die kommunalen Belange und auch die Wünsche der Bayerischen Staatsregierung berücksichtigt. Auf dieser Basis haben wir gemeinsam mit unseren Tochterunternehmen digitalfabriX und Unternehmensberatung H&D das neue Bürgerservice-Portal mit integrierten Online-Diensten entwickelt. Für den operativen Roll-out wurden die Bestandssysteme geprüft und für eine automatisierte Migration ertüchtigt, unterstützt durch Workflowsysteme. Darauf aufbauend haben wir mehrere Testreihen durchgeführt, Pilotierungen gefahren und letztlich die produktive Einrichtung von ca. 900 Portalen auf einen Schlag umgesetzt.
Wir haben die Rakete für die digitale Verwaltung von morgen gezündet.
Stichwort „operativer Roll-out“: Können Sie kurz berichten, wie dieser ablief, Frau Schöbel?
Schöbel: Wir dachten zunächst an einen stufenweisen Roll-out. Die Entscheidung fiel aber letztendlich auf die zeitgleiche Umstellung aller Portale. Dabei war uns wichtig, dass alle Kunden so bald wie möglich auf den neuen technologischen Stand gehoben werden und den Mehrwert des neuen Bürgerservice-Portals spüren. Wir haben unsere Kunden über alle Schritte auf dem Laufenden gehalten.
Das klingt nach einer wahren Herkulesaufgabe …
Schöbel: Definitiv! Denn mit dem neuen Bürgerservice-Portal ist ein gewachsenes Portal abgelöst worden, das Kunden individuell für sich angepasst hatten. Die besondere Herausforderung lag für uns darin, diese vorhandene Individualität zu erhalten und gleichzeitig ein modernes Portal anzubieten.
Auch nach dem Roll-out arbeiten wir weiterhin intensiv an unserem neuen Portalrahmen.
Waren die Kunden bei diesen massiven Umstellungen stark beeinträchtigt in ihrer täglichen Arbeit?
Schöbel: Ganz und gar nicht. Die Umstellung auf das neue Bürgerservice-Portal fand hinter den Kulissen statt. Wir konnten dadurch jegliche Ausfallzeiten für Bürgerinnen und Bürger vermeiden und eine ununterbrochene Erreichbarkeit der Dienste sicherstellen. Auch nach dem Roll-out arbeiten wir weiterhin intensiv an unserem neuen Portalrahmen.
Worin sehen Sie die größten Vorteile im Vergleich zur Vorgängerversion?
Kaußler: Die größte Verbesserung liegt für unsere Kunden definitiv in der neu geschaffenen hohen Flexibilität – wie zum Beispiel in der Möglichkeit, externe Links einzubinden – und in den großen Individualisierungsmöglichkeiten. Aber auch für Bürgerinnen und Bürger erleichtert sich einiges: Die Suchfunktion über Suchbegriffe nach dem benötigten Fachdienst sowie viele weitere Hilfssysteme vereinfachen die Bedienbarkeit sehr.“
Herr Senft, ist das Projekt nun abgeschlossen?
Senft: Nein, vielmehr haben wir die Rakete für die digitale Verwaltung von morgen gezündet. Die Bürgerservice-Portale werden künftig durch Lebenslagenfinder und weitere Tools ergänzt. Darüber hinaus bieten die Systeme die technische Grundlage für die Einbettung per Webkomponenten in die eigenen Webauftritte. Damit können entweder die neuen Online-Dienste oder das gesamte Bürgerservice-Portal direkt eingebettet werden. Außerdem erweitern wir unser Online-Dienst-Angebot stetig, sowohl durch Überführung der Fachdienste als auch über EfA-Projekte oder Projekte mit dem Bayerischen Digitalministerium – Stichwort „BayernPackages“.