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Arbeitserleichterung nicht mehr wegzudenken

Elektronische Aktenführung in Sozialverwaltungen

14.09.20225 Minuten2
Soziales

Für viele Jugend-, Sozial- und Wohngeldämter in Bayern ist eine elektronische Aktenführung, also das Arbeiten mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), zur Routine geworden und aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken. Allein über 100 Ämter haben das DMS komXwork der LivingData aus dem AKDB-Unternehmensverbund an ihr Fachverfahren angebunden. Was bringt die elektronische Aktenführung den Sozialverwaltungen? Wir haben uns bei einigen Ämtern umgehört.

Das Kreisjugendamt Neustadt an der Waldnaab hat die E-Akte seit 2007 im Einsatz. Zuerst mit OK.JUG, 2018 mit dem Wechsel auf OK.JUS nahtlos mit dem neuen Fachverfahren. 54 Jugendamtsmitarbeitende bearbeiten knapp 14.000 laufende Fallakten elektronisch. Ein unbezahlbarer Gewinn in den letzten Corona-Jahren. Martina Koppmann vom Landratsamt Neustadt an der Waldnaab dazu: „Als von heute auf morgen pandemiebedingt ein Umstieg auf das Homeoffice erforderlich war, haben wir davon profitiert, dass die E-Akte bei uns bereits so lange implementiert ist. Das Arbeiten im Homeoffice ist dank des zeitlich und räumlich flexiblen Zugriffs auf die Akten problemlos möglich.“

Dies kann Michaela Kappelmeier aus der Sozialhilfeverwaltung des Landkreises Nürnberger Land bestätigen: „Mit der Papierakte wäre ein Arbeiten im Homeoffice in unserer Verwaltung nicht möglich gewesen.“ 18 Sachbearbeitende nutzen dort seit März 2019 die E-Akte. Sie haben mittlerweile 4.500 Akten in Bearbeitung. „Vieles ist beim Arbeiten mit der E-Akte schöner und einfacher geworden – die Suche geht schneller und auch im Vertretungsfall kommt man bestens klar, da wir nach einheitlichen Vorgaben der Ablage arbeiten“, so Michaela Kappelmeier weiter.

Keine Wege, übersichtliche Ablage, einfache Suche

Auch in der Wohngeldstelle im Landratsamt Cham mit drei Sachbearbeitenden hat sich die Nutzung der E-Akte mit aktuell etwa 900 Akten – laufend, auf Wiedervorlage oder mit Rückforderungen – seit Mai 2019 etabliert. „Wir haben keine Wege mehr, die Ablage ist übersichtlicher, das Nachschauen und Suchen ist viel einfacher geworden“, so Ulrike Hastreiter vom Landratsamt Cham.

 

Das Nachschauen und Suchen ist viel einfacher geworden.

Ulrike Hastreiter

Landratsamt Cham

Mehr Platz, medienbruchfreie Aktenübergabe

Ein weiterer Vorteil: Die E-Akte schafft Platz in Büros. „Große, sperrige Schränke, die früher für die Ablage der Papierakten notwendig waren, konnten aus unseren Büros entfernt werden“, stellt Martina Koppmann aus Neustadt fest.
Und ihre Kollegin Christina Gebhard weiter: „Auch die Übergabe der E-Akte an andere Behörden, zum Beispiel bei einem Zuständigkeitswechsel, geht ganz einfach.“ Zeit- und kostenintensives Kopieren und Versenden der Papierakte entfallen, die Übergabe erfolgt durch das Einstellen der Daten in eine sichere Cloudlösung.
Einig ist man sich dabei, dass es hilfreich wäre, wenn Bürger-Anträge im einheitlichen PDF-Format per Mail als komplettes Dokument eingereicht würden. Das würde Arbeit sparen, denn das Dokument könnte medienbruchfrei in der E-Akte abgelegt werden.

 

Homeoffice ist dank des flexiblen Aktenzugriffs problemlos möglich.

Martina Koppmann (im Bild rechts mit Kollegin Christina Gebhard)

Landratsamt Neustadt a. d. Waldnaab

Wie funktioniert die E-Akte?

Legt eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter im Fachverfahren einen neuen Fall an, wird im DMS automatisch eine elektronische Fallakte erzeugt. Sie kann jederzeit aus dem Verfahren direkt aufgerufen werden. Jedes aus dem Fachverfahren erstellte Dokument, zum Beispiel ein Anschreiben oder ein Bescheid, kann mit einem Klick korrekt abgelegt werden – ohne vorheriges Öffnen der elektronischen Fallakte. Eingehende Unterlagen in Papierform scannen die Sachbearbeitenden dorthin direkt ein.

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