Insgesamt 250 Profis aus 72 Jugend- und Sozialämtern aus mehreren Bundesländern trafen sich am 25. und 26. September im Marinaforum in Regensburg. Das Anwenderforum Soziales hat sich mittlerweile zu einem Pflichttermin für Anwender der AKDB-Softwarelösungen OK.JUS, OK.JUG und OK.SOZIUS entwickelt. Denn hier wird neben brandaktuellen Themen wie die Datenschutz-Grundverordnung oder gesetzlichen Neuerungen auch viel Praxiswissen vermittelt. Und reichlich Gelegenheit zum Austausch unter Kollegen geboten.
Datenschutz-Grundverordnung und E-Akte im Jugend- und Sozialamt
Ein zentrales Thema der Veranstaltung war die seit Mai 2018 geltende Datenschutz-Grundverordnung und die sich daraus ableitenden Anforderungen an die Jugend- und Sozialhilfeverwaltungen. Besonders interessiert war das Publikum auch an den Präsentationen der Module in OK.JUS für die Sozialen Dienste, die Wirtschaftliche Jugendhilfe, die Beistandschaft und Amtsvormundschaft sowie für Unterhaltsvorschuss. Für Kunden von OK.SOZIUS-SGB XII standen dagegen auch in diesem Jahr vor allem die anstehenden gesetzlichen Änderungen im Sozialhilferecht im Fokus des Interesses. So bildete das Forum die ideale Möglichkeit, Kunden sowohl im Detail zu den Themen zu informieren als auch mit ihnen über mögliche Lösungen einer Software-Unterstützung zu diskutieren.
Die vielen Fragestellungen zur elektronischen Aktenführung zeigen, dass deren Einführung in den Jugend- und Sozialhilfeverwaltungen höchste Priorität hat. Denn die E-Akte unterstützt bei der Optimierung von Abläufen und Prozessen. An mehreren Vorführplätzen konnten die Teilnehmer sich direkt ganz konkret zeigen lassen, wie die AKDB-Verfahren funktionieren, und sich mit den AKDB-Experten fachlich austauschen. Wie in den vergangenen Jahren wurden die Vorführplätze ausgiebig genutzt und sind somit vom Anwenderforum Soziales nicht mehr wegzudenken. Das Feedback der Teilnehmer lautete einhellig: eine informative, gelungene Veranstaltung – weiter so, wir kommen nächstes Jahr wieder! Und wer nicht teilnehmen konnte, hat die Möglichkeit, Vorträge im Kundenportal der AKDB nachzulesen.
Reibungslos umsteigen auf OK.JUS
Mit der modernen AKDB-Software OK.JUS aus der SYNERGO®-Produktgeneration lassen sich die Prozesse einer Verwaltung optimal abbilden. Kein Wunder, dass viele Teilnehmer genau wissen wollen, wie sie problemlos auf OK.JUS umsteigen können. Extra für sie gab es am zweiten Veranstaltungstag eine Präsentationsveranstaltung mit einem Umstiegsworkshop. Die Teilnehmer erfuhren, wie sie ihr Jugendamt auf eine Einführung von OK.JUS vorbereiten können. Im Vorfeld die eigenen Abläufe im Amt zu kennen und zu beschreiben ist sinnvoll und beschleunigt den Einführungsprozess.
Wie viele und welche Daten lassen sich aus OK.JUG in OK.JUS übernehmen und was ist noch nachzubearbeiten? Das waren zentrale Fragen aus dem Teilnehmerpublikum. Denn es geht ja gerade bei einem Umstieg darum, den Aufwand einzuschätzen und in Grenzen zu halten. Wie groß das Interesse an Informationen zum Umstieg auf OK.JUS war und ist, spiegelte sich in den Teilnehmerzahlen wieder: 27 Jugendämter nahmen an dem Workshop teil. Er war bis auf den letzten Platz ausgebucht. Der Workshop wird 2019 wieder an vier Terminen angeboten.
Maßgeschneidert und flexibel: Der Betrieb mit OK.JUS
Jugend- und Sozialämter, die OK.JUS dagegen noch nicht kannten, konnten parallel am 26. September eine Präsentationsveranstaltung besuchen. Im Fokus: die Vorstellung der Module von OK.JUS und die Präsentation der Auswertungs- und Controllingplattform (CAP) für Kennzahlen, die Personalbemessung und die Jugendhilfeplanung.
Mit Spannung verfolgten 65 Teilnehmer den Bericht von Klaus Egelseer, Jugendamtsleiter in Neustadt/Waldnaab. Er erzählte, warum sein Jugendamt OK.JUS eingeführt hat, welche Vorarbeiten nötig waren, wie der tatsächliche Einführungsprozess funktionierte und wie der eigentliche Betrieb läuft. Sein Fazit: Wir würden es wieder machen! Besonders zufrieden war er über die Präzision, mit der amtsinterne Prozesse sich in OK.JUS abbilden lassen. Ein Maßanzug, der mitwächst, war seine Definition der Software. Administratives Nachjustieren an Prozessen in OK.JUS ist im laufenden Betrieb jederzeit möglich. Ein weiterer Pluspunkt: die Anbindung an die vorhandenen E-Akten und an OK.KIWO klappte von Anfang an reibungslos.
Sie haben Interesse an den Produkten für Jugend- und Sozialhilfeverwaltungen? Die zuständigen Vertriebsberater der AKDB und der kommIT GmbH stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
