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"Mein Schreibtisch ist immer aufgeräumt!"

Zeit sparen und Umwelt schonen mit der elektronischen Wohngeldakte: Im Rahmen des Anwenderforums Soziales in Regensburg sprachen wir mit Ursula Ebner vom Landratsamt Passau und Simone von Seckendorff vom Landratsamt Amberg-Sulzbach. Beide verantworten die Wohngeldstelle. Dabei setzen beide Landratsämter auf die elektronische Aktenführung – Passau seit 2012 und das Landratsamt Amberg-Sulzbach seit 2014. Wir wollten wissen, wie die papierlose Aktenführung den Alltag in der Verwaltung erleichtert.

Ursula Ebner vom Landratsamt Passau (links) und Simone von Seckendorff vom Landratsamt Amberg-Sulzbach (rechts). Dazwischen Annette Halfmann von der AKDB.

Welche Vorteile hat für Sie die E-Akte gegenüber der Papierakte?

EBNER: Jeder Sachbearbeiter hat Zugriff auf die E-Akten, gerade auch wenn jemand im Urlaub oder krank ist, gibt es kein langesm Suchen mehr nach Akten in den Schränken. Ein weiterer Vorteil ist, dass, seit wir umgestiegen sind, bei uns 200 Meter Platz in der Registratur frei geworden sind. Der zentrale Scandienst hat die Papierakten verscannt und vernichtet. Außerdem hat sich der Papierverbrauch um die Hälfte reduziert, da es zum Beispiel bei Anschreiben oder Bescheiden keinen Postrücklauf in Papierform mehr gibt, da die Zweitschrift nicht ausgedruckt, sondern direkt in der E-Akte abgelegt wird.

VON SECKENDORFF: Mit der Wohngeldakte sparen wir Zeit, weil wir weniger suchen. Und auch für unsere Kunden geht es schneller. Mithilfe von Arbeitsplatzscannern scannen wir direkt in die E-Akten und sparen uns den Weg zum Kopierer.

EBNER: Durch den identischen Aufbau der E-Akten findet sich jeder Sachbearbeiter schnell zurecht. Bei der Einführung musste man sich auf einen einheitlichen Prozess einigen.

VON SECKENDORFF: Genau. Wir haben mit den Kollegen abgesprochen, dass wir uns alle an die vorgegebene Ablagestruktur halten. Esgibt eine Liste mit vorgegebenen Dokumentennamen, die einheitlich verwendet werden.

Wie handhaben Sie den Versandvermerk bei Bescheiden? Wie weiß man, wann der Bescheid tatsächlich versandt wurde?

EBNER: Bei uns reicht das Datum, das auf dem Bescheid steht.

VON SECKENDORFF: In unseren Textvorlagen gibt es eine Abfrage, die das Datum bei der Bescheiderstellung abfragt.

Was machen Sie bei Falschablage?

EBNER: Das kommt bei uns zum Glück nur noch selten vor.

VON SECKENDORFF: Und selbst wenn es passieren sollte, dann ziehen wir das falsch abgelegte Dokument einfach in die richtige E-Akte.

Wie gehen Sie mit Dokumenten um, die nicht aus OK.WOBIS erstellt werden? Also mit Dokumenten, die per Post kommen oder während des Parteiverkehrs entstehen?

EBNER: Alle Dokumente werden direkt in der E-Akte abgelegt – egal ob per Post, E-Mail oder Unterlagen aus dem Parteiverkehr. Die E-Akte soll von Anfang an vollständig sein. Den in Papierform vorliegenden Schriftverkehr heben wir bis nach Ablauf der Widerspruchsfrist auf.

VON SECKENDORFF: Auf die über die Poststelle eingehenden Schreiben machen wir unsere Vermerke, verscannen sie und vernichten sie anschließend. Verdienstbescheinigungen verscanne ich im Ganzen. Wenn es mehrere sind, kennzeichne ich den Zeitraum im Dokumentennamen.

Wie lange hat die Vorbereitung bis zur Inbetriebnahme der E-Akte gedauert?

EBNER: Circa drei Monate.

VON SECKENDORFF: Das ging ganz schnell, wir hatten wenig Aufwand.

Wie gingen Sie bzw. gehen Sie mit den Altakten um?

EBNER: Bei uns wurden zum Einführungszeitpunkt der E-Akte Altbestände, die bis zu zehn Jahren zurücklagen, verscannt und vernichtet.

VON SECKENDORFF: Wir haben an einem Stichtag begonnen und die Papierakten belassen. Zentrale Dokumente wie den Behindertenausweis oder den Mietvertrag haben wir bei Wiederaufnahme verscannt. Deshalb war die Übergangsphase zeitaufwendiger.

Gibt es Dokumente, die in Papierform aufgehoben werden müssen oder die Sie nicht in der E-Akte ablegen?

EBNER: Für sehr wichtige Dokumente – beispielsweise Urkunden – wird weiterhin eine Handakte geführt. Aber das ist eine sehr dünne Mappe.

Wie gehen Sie mit den E-Akten um, die Sie für das Gericht brauchen? Werden Sie komplett ausgedruckt, oder akzeptiert das Gericht elektronische Akten bzw. Dokumente?

VON SECKENDORFF: Das kommt selten vor. Die Gerichte akzeptieren noch keine PDF-Datei. Sie möchten stattdessen einen Papierausdruck. Über die Funktion "Alles drucken" kann dieser sehr schnell erstellt werden.

Was ist Ihr Fazit zur elektronischen Wohngeldakte?

VON SECKENDORFF: Mein Schreibtisch ist immer aufgeräumt!