Aktuelles aus dem Bereich OK.Soziales

Controlling- und Analyseplattform von OK.JUS: Nie wieder Strichlisten!

Das Sachgebiet Familie, Jugend, Bildung des Landkreises Pfaffenhofen arbeitet seit Anfang des Jahres 2017 mit OK.JUS. Dreißig Mitarbeiter der Sozialen Dienste nutzen die Software: in den Bereichen Trennungs- und Scheidungsberatung, im Allgemeinen Sozialdienst, beim Fachdienst stationäre Hilfen, in der Jugendgerichtshilfe und im Pflegekinderdienst. Das Sachgebiet wertet diverse Daten aus diesen Bereichen mit der Controlling- und Analyseplattform CAP für OK.JUS aus. Wir haben Susanne Schaffer, Marina Grasl und Andrea Schenker, Bereichsleiterinnen der Sozialen Dienste, gefragt, wie es läuft und was sie den Kollegen aus anderen Kommunen raten.

v.l.n.r.: Andrea Schenker, Bereichsleiterin Adoptionsvermittlung und Pflegekinderdienst, Koordinierende Kinderschutzstelle, Jugendarbeit sowie Jugendhilfeplanung und Controlling; Marina Grasl, Bereichsleiterin Allgemeiner Sozialdienst, Fachdienst Stationäre Hilfen und Susanne Schaffer, stellvertr.

v.l.n.r.: Andrea Schenker, Bereichsleiterin Adoptionsvermittlung und Pflegekinderdienst, Koordinierende Kinderschutzstelle, Jugendarbeit sowie Jugendhilfeplanung und Controlling; Marina Grasl, Bereichsleiterin Allgemeiner Sozialdienst, Fachdienst Stationäre Hilfen und Susanne Schaffer, stellvertr. Sachgebietsleitung, Bereichsleiterin Jugendgerichtshilfe, Fachdienst Trennungs- und Scheidungsberatung, Ambulante Erziehungshilfen

Sie nutzen OK.JUS schon seit fast zwei Jahren. Sind Sie zufrieden?

Susanne Schaffer: Ja, sehr. Wir haben viel Arbeit in die Anpassung der Software an unsere Arbeits- und Entscheidungsprozesse reingesteckt. Und heute ist OK.JUS ein großer Gewinn für die tägliche Arbeit. Insbesondere für die Auswertungen, das Controlling und die Statistik bringt die Arbeit mit OK.JUS eine große Erleichterung.

Marina Grasl: Toll ist, dass OK.JUS so flexibel ist. Man kann die Abläufe, die wir in OK.JUS abgebildet haben, im laufenden Betrieb anpassen, weiterpflegen und gerade auch Neuerungen berücksichtigen. Wir haben die Kernprozesse der Sozialen Dienste in OK.JUS entsprechend unserer Arbeitsprozesse nach dem Personalbemessungsverfahren der Jugendämter aufgebaut, dem PeB. Die Auswertungen sind immer aktuell und lassen sich optimal im Blick behalten.

Was ist der größte Nutzen beim Arbeiten mit OK.JUS?

Marina Grasl: Mit OK.JUS hat man alles in einem. Die Statistik und die Auswertungen laufen automatisch mit. Man muss keine Listen mehr extra führen. Das Arbeiten mit OK.JUS ist standardisierter als früher. Neue Mitarbeiter sind schneller eingearbeitet und fühlen sich sicherer, weil sie durch die Prozessführung die Schritte kennen, die zu tun sind. Außerdem haben wir in den Infopanels zur Unterstützung weitere Informationen wie Checklisten, Flyer, Formblätter, Gesetzestexte etc. hinterlegt. Von großem Nutzen ist, dass die Personalbemessungszeiten ebenfalls hinterlegt werden können; damit sparen wir uns das Führen von Strich- und Excellisten. Und die Daten können jederzeit tagesaktuell ausgewertet werden.

Für welche Bereiche gilt das?

Susanne Schaffer: Wir haben die Zeiten für die Personalbemessung für die Bereiche Stationäre Hilfen, Allgemeiner Sozialdienst, Jugendgerichtshilfe, Trennungs- und Scheidungsberatung und für den Pflegekinderdienst hinterlegt und die Auswertung zur Personalbemessung durch CAP erstellen lassen.

Nennen Sie uns einige Praxisbeispiele, bei denen die CAP-Auswertung Vorteile bringt?

Susanne Schaffer: Für den Jugendhilfeausschuss werden aktuelle Zahlen gebraucht, die können wir mit CAP sofort aus OK.JUS abfragen.  Oder die Sachgebietsleitung möchte alle Beendigungen von Fällen in den einzelnen Hilfen tagesaktuell haben - über die Auswertungen mit CAP ist das kein Problem. Besonders vorteilhaft ist, dass sie laufend und tagesaktuell erstellt werden können.

Andrea Schenker: Auch für die Sachbearbeitung bringen die Auswertungen Vorteile - so erhält man zum Beispiel einen Überblick über die laufenden Fälle der Sachbearbeiter.

Wurde OK.JUS von Ihren Mitarbeitern schnell akzeptiert?

Marina Grasl: Ja, bei den Mitarbeitern kommt OK.JUS sehr gut an. Denn das Fachverfahren ist leicht zu bedienen, die Prozesse in OK.JUS bilden unsere Abläufe in der Praxis ab und sind somit schnell verständlich.

Welches Fazit ziehen Sie anlässlich der Einführung von OK.JUS?

Susanne Schaffer: Die Einführung war viel Arbeit, aber der Aufwand hat sich zu hundert Prozent gelohnt, insbesondere im Controlling. Selbstverständlich gilt: Je besser und differenzierter man OK.JUS aufbaut, umso akkurater sind dann die Auswertungen.

Was würden Sie anderen Jugendämtern für die Einführung empfehlen?

Marina Grasl: Im Vorfeld sollte man sich gut und umfassend Gedanken machen, was man braucht. Gerade hinsichtlich der Auswertungen. Welche Informationen möchte man später aus OK.JUS "rausziehen"? Und danach das Programm und die Prozesse so konfigurieren, dass man die Teilprozesse entsprechend auswerten kann.

OK.JUS ist nicht bei allen Mitarbeitern des Jugendamts im Einsatz. Wird das so bleiben?

Susanne Schaffer: Im Sachgebiet Familie, Jugend, Bildung des Landratsamtes Pfaffenhofen arbeiten 80 Mitarbeiter. Wir planen aber als nächstes, OK.JUS sukzessive auch in weiteren Bereichen des Sachgebiets einzuführen. Gerade wird OK.JUS zum Beispiel im Bereich Wirtschaftliche Jugendhilfe eingeführt.