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IT-Verantwortung kann man outsourcen

Ob Onlinezugangsgesetz, zunehmend komplexere Softwareumgebungen, Cyberkriminalität oder die Pflicht, ein Informationssicherheitskonzept einzuführen: IT-Leiter in Kommunen müssen von Jahr zu Jahr mehr Aufgaben übernehmen. Sie alle fragen sich, wie ihre IT in Zukunft aussehen soll. Ein Lösungsversuch.

Es gehört längst zur Lebensrealität: Die Bürger sind zunehmend online unterwegs. Wenn sie shoppen, Tickets buchen, Bankgeschäfte erledigen und ihre Steuererklärung machen. Und das zeitlich völlig unabhängig, also auch nachts vom Sofa aus. Ganz klar, dass sie dasselbe auch von ihrer Verwaltung erwarten. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom erhofft sich die große Mehrheit der Bundesbürger eine Zeitersparnis und mehr Transparenz durch eine digitale Verwaltung. Von den mehr als 1.000 Befragten ab 16 Jahren in Deutschland war mehr als jeder Zweite (59 Prozent) der Meinung, dass die meisten Behördengänge problemlos online erledigt werden könnten. Zwei Drittel (68 Prozent) sagten, digitale Behördengänge sparen Zeit. Und gut die Hälfte (56 Prozent) gab an, man spare sich so Geld.

Das Onlinezugangsgesetz gibt genau diese Marschrichtung vor und verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsportale zu einem Portalverbund zu verknüpfen und alle Dienstleistungen dort bis 2022 online anzubieten. Doch was bedeutet das alles für die kommunale IT-Infrastruktur? Ganz klar: Die IT-Landschaft wird mit steigender Anzahl von Applikationen komplexer. Entsprechend wächst der Bedarf an Rechenkapazität in den Kommunen. Der ganze Betrieb soll selbstverständlich weiterhin schnell und reibungslos funktionieren. Das Personal müsste aufgestockt werden. Doch paradoxerweise geht diese Entwicklung einher mit zunehmendem Personal- und Ressourcenmangel. Für Kommunen ist es ein gewaltiger Spagat.

Outsourcing: Personal entlasten, Hardwareinvestitionen und Energie sparen

"Besonders wenn es sich um eine kleine Verwaltung handelt, dann ist es wirtschaftlich oft nicht abbildbar, einen Vollzeit-IT-Experten einzustellen," so Robert Schmid, Produktverantwortlicher für das Next Generation Outsourcing bei der AKDB. Was tun? "Entweder man teilt sich mit anderen Kommunen einen IT-Betreuer. Oder man lagert alle Services aus. Mittlerweile gibt es leistungsstarke Netze mit hoher Bandbreite. Nichts steht also einem stabilen Outsourcing im Weg. Die Technologie ist da." Dass das Outsourcing tatsächlich der Weg der Zukunft ist, bestätigen die Prognosen der großen Analyse-Firmen. Laut einer aktuellen Gartner-Studie werden bis 2023 fast 80 Prozent der Technologielösungen für Behörden durch ein XaaS-Modell (Anything as a Service) bereitgestellt. Anything as a Service bezeichnet einen Ansatz, der Nutzern sämtliche Leistungen des Cloud Computing zur Verfügung stellt.

Für Anwender bietet das Outsourcing viele Vorteile: Nicht nur Investitionen in Hardware entfallen. Ebenso sinkt der Administrationsaufwand, da Outsourcing-Anbieter wie die AKDB die in der Behörde genutzten Anwendungen zentral verwalten. Die Fach-Software ist immer auf dem neuesten Stand. Und das ist bei immer schnelleren Entwicklungs- und Produktlebenszyklen ein wichtiges Argument. Gleichzeitig entfallen durch das Outsourcing in den Kommunen die bisher benötigten Server; damit reduziert sich auch der Strom- und CO2-Verbrauch. Denn vor Ort kommen für ausgelagerte Anwendungen letztlich nur noch Terminals zum Einsatz. Bereits 2010 stellte eine Accenture-Studie fest, dass kleine Unternehmen – mit bis zu 100 Nutzern – bis zu 90 Prozent weniger Energie verbrauchen, wenn sie Outsourcing-Modelle nutzen. Bei größeren sind es immer noch 30 Prozent. Und durch den Wegfall der IT-Administration können sich die Mitarbeiter, die sich bisher um die IT gekümmert haben, wieder auf Ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren.

Das OZG wird die Outsourcing-Nachfrage beschleunigen

Dabei kann eine Kommune je nach Bedürfnis unterschiedliche Modelle verfolgen. "Alle Fachverfahren der AKDB können auf Wunsch aus dem Rechenzentrum bezogen werden. Zusätzlich ist neben der Unterstützung des IT-Betreuers auch eine komplette Übernahme inklusive der Betriebsverantwortung für die gesamte IT-Infrastruktur möglich. Dies schließt die Betreuung der Hardware, Datensicherung, Patchen von Betriebssystemen und Standardanwendungen mit ein", so Robert Schmid. "Dieses Komplettangebot nennen wir dann Next Generation Outsourcing." Die Tendenz scheint klar in eine Richtung zu weisen. "Für kleine Behörden mit sieben bis zwölf Mitarbeitern wird es irgendwann nicht mehr sinnvoll sein, eine eigene IT zu betreiben. Das Onlinezugangsgesetz", so Schmid, "wird den Outsourcing-Prozess weiter beschleunigen. Denn die Verfügbarkeit von Fachanwendungen und Applikationen sowie das Schutzniveau der Daten ist im Rechenzentrum viel höher als auf einem Server vor Ort. Viele kleine Gemeinden werden demnächst keinen physischen Server mehr bei sich im Rathaus stehen haben."

Die Kommune als Servicecenter

Außerdem prophezeit er einen weiteren Trend: "Wir werden eine ähnliche Entwicklung erleben wie im Bankenwesen: Der Großteil der Bürgeranliegen wird online abgewickelt. Und kommunale Mitarbeiter werden zunehmend zu Beratern der Bürger, wenn es um komplexere Angelegenheiten geht. Zum Beispiel bei Bauanträgen." Rathäuser als Servicecenter? Denkbar wäre es. Robert Schmid jedenfalls verzeichnet ein großes Interesse am Next Generation Outsourcing. Seit 2018 gibt es das Angebot der AKDB, und bereits über zwanzig Kommunen haben es entweder in Anspruch genommen oder befinden sich in der Vorbereitungsphase. "Die Anfragen sind im letzten Jahr rasant gestiegen."

Sicherheit im Outsourcing-Rechenzentrum

Das ist nicht verwunderlich, denn auch die Anforderungen an die Informationssicherheit steigen. Am 1. Januar 2020 müssen alle Kommunen ein hieb- und stichfestes Informationssicherheitskonzept ausgearbeitet haben. Durch die Verlagerung der hoheitlichen Daten in ein zentrales Rechenzentrum verringert sich auch ein großer Teil der eigentlich vor Ort umzusetzenden Maßnahmen. Aber sind die kommunalen Daten in einem Outsourcing-Rechenzentrum wirklich sicher? "Ich würde sogar so weit gehen zu sagen, dass sie nirgends so sicher hier sind wie im Rechenzentrum der AKDB. Denn anders als bei vielen privaten Rechenzentren verbleiben die hoheitlichen Daten selbst beim Outsourcing im öffentlichen-rechtlichen Zugriffsbereich. Die AKDB ist ja selbst eine öffentlich-rechtliche Einrichtung Verantwortung", so Schmid abschließend, "kann man also sehr wohl outsourcen."