Aktuelles aus dem Bereich OK.Personal

08.04.2014

OK.PWS - eGehaltsabrechnung

Elektronischer Versand von Gehaltsabrechungen leicht gemacht

Die Vision vom „papierlosen Büro“ gibt es schon seit vielen Jahren. Doch trotz aller Digitalisierung und fortschreitender Vernetzung konnte es bisher nicht komplett realisiert werden. Haben sich in den letzten Jahren auch viele Personaler entschieden, die Abrechnungsunterlagen für den Arbeitgeber elektronisch zu prüfen und zu speichern, galt dies nicht für die Gehaltsabrechnung des Beschäftigten. Diese Bescheinigung wird monatlich hunderttausendfach im AKDB Rechenzentrum gedruckt, kuvertiert und an die Arbeitgeber zur Verteilung versandt.

Nach der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) muss dies jedoch nicht sein. Hier ist in  §2 Abs. 1 Satz 1 nur geregelt, dass Beschäftigte eine Entgeltbescheinigung in Textform für jeden Abrechnungszeitraum mit der Abrechnung des Entgeltes zu erhalten haben. Diese Verordnung in Zusammenhang mit § 108 GewO knüpft an die Textform im Sinne des § 126b BGB an. Neben dem klassischen Schriftstück („Papierausdruck“) kann daher die Information auch in anderer Form zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel durch ein PDF-Dokument.

Diese Rechtslage haben wir zum Anlass genommen, nun auch die Gehaltsabrechnung für den Beschäftigten in elektronischer Form bereit zu stellen. Um den hohen Sicherheitsanforderungen in diesem Bereich gerecht zu werden, kommen nur besonders abgesicherte Portale, wie das Bürgerserviceportal der AKDB, in Frage. Die Gehaltsabrechnung wird als PDF-Dokument in den persönlichen Postkorb des Beschäftigten abgelegt. Die Postkorb-Nutzung erfolgt ausschließlich durch den Beschäftigten. Zur Ablage der Dokumente meldet der Beschäftigte eine Postkorb-ID an seine Personalstelle, eine mehrstellige Nummer, die er bei der Einrichtung des Portals erhält. Diese ID wird beim Arbeitnehmer in OK.PWS hinterlegt und steuert die Ablage der Gehaltsabrechnung in elektronischer Form.

E-Gehaltsabrechnung – Die Vorteile auf einen Blick

  • Sichere Registrierung durch den neuen Personalausweis oder durch Benutzerlogin mit Kennwort
  • Elektronischer Versand der Gehaltsabrechnungen
  • Zeit- und Kostenersparnis durch die elektronische Speicherung
  • Normierte Entgeltbescheinigung
  • Optimierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen
  • Digitales Versenden des PDF-Dokuments
  • Geschützter Zugriff aus sensible Personaldaten
  • Dezentral organisierte Datenüberwachung und -sicherung