eRechnung

Mit OK.FIS eREB auf dem richtigen Weg

Seit 26. Mai 2014 gilt die EU-Richtlinie 2014/55/EU: Danach müssen öffentliche Auftraggeber in der Lage sein, eRechnungen anzunehmen, wenn diese im Rahmen eines Vertragsverhältnisses auf der Grundlage einer europaweiten Ausschreibung gestellt werden. Der Rechnungssteller kann erst einmal weiterhin Rechnungen in beliebigem Format versenden.

Schwung kommt in dieses Projekt dadurch, dass die nationalen Parlamente aufgefordert sind, entsprechende Regelungen zu erlassen. Als spätester Termin, der auch für die  Kommunen verbindlich ist, wurde der 27. November 2019 festgelegt. Aber bereits über zwei Jahre früher, nämlich bis zum 27. Mai 2017, will die EU-Kommission, dass die europäische Norm für die europäische Rechnungsstellung veröffentlicht ist. Für die Anbieter entsprechender Software wird es also im Mai 2017 spannend: Dann können letzte Anpassungen an den vorbereiteten Lösungen vorgenommen werden, was einen Einsatz der eRechnungs-Software normkonform ermöglicht.

Foto Europaparlament
Beispielhafte Darstellung einer eRechnung auf einem Notebook

Vollständiger Workflow ist die Voraussetzung

2017, 2019, alles noch ferne Zukunftsmusik? Die Annahme, das Thema eRechnung gehöre in nächster Zeit noch nicht auf die hauseigene Agenda, ist falsch. Drei bis fünf Jahre sind ein eng bemessener Zeitraum, wenn man die Auswirkungen der EU-Richtlinie konsequent zu Ende denkt. Schon die zugrundeliegenden Begründungen stellen klar, dass nur ein vollständiger Workflow von der Erstellung der Rechnung über die Versendung und die Annahme bis hin zur Verarbeitung der Rechnung im Finanzverfahren den mit der Richtlinie angestrebten Erfolg sicherstellen kann. Einfache Bilddateien genügen demnach nicht den Anforderungen des europäischen Normgebers.

Das Projekt eRechnung greift damit erheblich weiter, als man zunächst vermutet. Es reicht nicht, zu den oben genannten Terminen elektronische Rechnungen annehmen zu können. Ziel muss es sein, den gesamten Zyklus eines Rechnungslaufes elektronisch abzubilden. Dazu ist auf der Seite des Rechnungsempfängers der Betrieb eines vollständigen elektronischen Workflows unabdingbare Voraussetzung. Viele Kunden des Finanzverfahrens OK.FIS bzw. FINzD sind hier mit dem Einsatz des elektronischen Rechnungseingangsbuches (eREB) schon auf dem richtigen Weg. Für sie bedeutet die neue Richtlinie nur die Öffnung eines weiteren Eingangskanals im vorhandenen Workflow. Allen anderen Kommunen wird die AKDB rechtzeitig ein richtlinienkonformes Angebot machen können.

Die Schritte im Einzelnen:

1. Die Daten aus den eRechnungen im ZUGFeRD-Format gehen automatisiert in den Workflow und stehen damit unmittelbar für die Anordnungserstellung zur Verfügung. eRechnungen in sonstigen PDF-Formaten werden als Bilddatei zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt.

2. Schritt: Im eREB werden die Rechnungsdaten, soweit erforderlich, ergänzt. Sie stehen damit auch als Anordnungsdaten zur Verfügung – eine Doppelerfassung entfällt.

3. Schritt: Die sachliche und rechnerische Richtigkeit wird per elektronische Signatur im eREB festgestellt und auf der Rechnung aufgebracht.

4. Schritt: Die Anordnungsdaten werden ergänzt und die vollständigen Daten an OK.FIS übergeben. Die erfolgreiche Anordnungserstellung meldet OK.FIS an das eREB zurück und stellt den Vorgang im Workflow für den nächsten Schritt bereit.

5. Schritt: Die Freigabe durch elektronische Signatur der Anordnung erfolgt.

6. Schritt: Die Kasse prüft die Signaturen und die Anordnung. Es folgen Sollstellung und Ablage im elektronischen Archiv.

7. Schritt: Auszahlungen können abschließend automatisiert gebucht und an ein Geldinstitut übermittelt werden.  

Schaubild Prozessgrafik

Kundengerechtes AKDB-Angebot nach ZUGFeRD-Standard

Dies könnte wie folgt aussehen: Das vorhandene eREB liest den Rechnungsdatensatz und bereitet die Daten für die weiteren Schritte im Workflow auf. Die Kernelemente einer Rechnung, wie im deutschen Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) beschrieben, werden in den Workflow übernommen und mit den Stammdaten im Finanzverfahren abgeglichen. Der Validierungs- und Freigabeprozess wird dadurch erheblich beschleunigt. Die bildhafte Darstellung ist wie bisher gewährleistet.

ZUGFeRD ist in diesem Zusammenhang deshalb interessant, weil er unter Berücksichtigung der Vorgaben entwickelt wurde, die nun auch dem europäischen Normungsprozess zugrunde liegen.