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Europa beginnt bei der E-Rechnung

Am 7. November 2018 verkündete das Deutsche Patentamt in München, die erste echte E-Rechnung von einem Dienstleister bekommen zu haben. Einem Buchhändler. Was heute noch eine Pressemeldung wert ist, wird am 18. April 2020 nicht weiter erwähnenswert sein. Denn ab diesem Datum sind auch Länder und Kommunen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen, zu verarbeiten und revisionssicher abzulegen. Was einigen wie eine lästige Pflicht vorkommen mag, birgt aber eine Riesenchance. Die E-Rechnung ist nämlich viel mehr als ein Puzzlestück beim Großprojekt Digitalisierung. Sie ist das Herzstück – sagt Holger Gehringer, stellvertretender Leiter des Geschäftsfelds Finanzwesen bei der AKDB. Über die Vorgehensweise bei der Einführung der E-Rechnung berichtet er am 7. Februar im Rahmen des 5. Zukunftskongresses Bayern. Wir haben ihn vorab schon gefragt, wie sich Kommunen vorbereiten können und was die E-Rechnung für Europa bedeutet.

Herr Gehringer, gibt es bei den kommunalen Vertretern Bedenken bezüglich der E-Rechnung?

Das würde ich so nicht sagen. Was ich allerdings feststelle ist, dass Einige die E-Rechnung noch oft als Insellösung wahrnehmen, ein Produkt, das sie kaufen müssen. Manche denken auch: Ich bekomme eine E-Rechnung, drucke sie aus, prüfe sie, schreibe mein Kürzel drauf, buche die Anordnung und lege sie in den Aktenordner ab. Dabei ist die E-Rechnung nur ein Teil eines größeren Digitalisierungsprojekts, das jede Kommune angehen muss. Und wovon sie mittelfristig enorm profitieren wird. Dazu muss die Verwaltung aber ihre Arbeitsprozesse analysieren und manchmal überdenken. Und das ist eigentlich die größere Herausforderung. Da sind die meisten noch nicht vorbereitet.

Das heißt?

Die E-Rechnung geht ja einen langen Weg, bevor sie archiviert wird. Und der ist in jeder Kommune etwas anders. Öffentliche Einrichtungen – Hochschulen, Kommunen, Kliniken – haben ganz unterschiedliche Prozesse. Wo gehen Rechnungen ein? Zentral? Steht ein Ansprechpartner drauf? Wer kontrolliert, ob der Auftrag so erteilt worden ist? Wer macht die Anordnung? Wer bucht? Und wer archiviert schließlich? Je nach Größe und Organisationsstruktur sind ganz unterschiedliche Personen dafür zuständig. Deswegen rate ich kommunalen Verwaltungen immer wieder: Analysiert zuerst Eure analogen Prozesse. Erst danach könnt Ihr entscheiden, welche Prozesse Ihr auf digital umstellen wollt.

Wie sähe denn ein idealer Rechnungs-Workflow überhaupt aus?

Damit er sein ganzes Potenzial entfaltet, muss der gesamte Rechnungs-Workflow idealerweise digitalisiert werden. Dazu braucht man ein digitales Dokumentenmanagement-System. Oder zumindest ein digitales Postfach. Das sähe dann so aus: Die E-Rechnung geht in dem zentralen Posteingang ein, das Datenmanagement-System erkennt, ob es sich um eine Rechnung handelt – und nicht etwa um einen Widerspruch zu einem Steuerbescheid oder ein Antrag für eine Baugenehmigung -, dann erfolgen die sachliche und rechnerische Prüfung, die Vorkontierung, die Erstellung der Anordnung, die Mittelfreigabe, die Buchung und die Ablage. Einige Kommunen werden weniger Schritte festlegen, andere mehr. Die Weichen schon heute zu stellen, das ist allerdings die Aufgabe aller Kommunen. Kleiner wie großer. Und zwar je schneller umso besser. Dabei berät die AKDB umfassend.

Welche Vorteile ergeben sich, wenn dieses Mammutwerk vollbracht ist?

Angesichts der vielen Vorteile, die sich daraus ergeben ist der Aufwand dann doch relativ zu sehen. Denn dadurch, dass Daten in digitaler Form abspeichert werden, können kommunale Mitarbeiter irgendwann auch auf Knopfdruck Auswertungen vornehmen: Durch die digitalisierte Vorkontierung, kann die Kämmerei irgendwann auf einen Blick erkennen, wie viel die Wartung einer Turnhalle jedes Jahr an Kosten verursacht. Oder wie viel Geld die Wartung aller Grünanlagen insgesamt kostet – Kinderspielplatz, Schulgelände, Straßenbegrünung … Alles ist digital abgelegt. Fürs Controlling ist das ein nützliches Instrument. Und das Ganze ist nachvollziehbar: Der Kämmerer weiß, wer wann welche Rechnung bearbeitet und freigegeben hat.

Der Prozess wird also nicht nur schneller, sondern auch transparenter?

So ist es. Wenn wir noch einen Schritt weitergehen, dann ergibt sich mit der Digitalisierung des Rechnungs-Workflows in Zukunft ein weiterer Vorteil: Mehr Telearbeit wird möglich sein. Sobald das Innenministerium die Software-Zertifikate als zulässig erklärt – und das wird bald sein –,wird die Bestätigung dieser unterschiedlichen Schritte sogar per Smartphone möglich sein. Jeder verantwortliche Mitarbeiter kann so von zu Hause oder von unterwegs sein elektronisches Siegel anbringen. Da reichen dann künftig das Software-Zertifikat und die Benutzerkennung aus. Keine Lesegeräte werden mehr nötig sein. Das ist für mich die Zukunft. Das würde Kommunen als Arbeitgeber sehr attraktiv machen. Das erspart Mitarbeitern lange Anfahrtswege zum Arbeitsplatz, ist familienfreundlicher und schont nebenbei die Umwelt.

Das klingt alles toll. Aber bevor die elektronische Rechnung eingeht, gibt es einige Prozesse, die noch analog stattfinden. Zum Beispiel die Beauftragung. Da ist dann wieder ein Medienbruch. Was ist die Lösung?

Das ist genau einer der zentralen Argumente, die wir immer bei Kommunen anbringen. Digitalisierung ist ein Prozess, der die gesamte Organisationsstruktur einer Verwaltung betrifft. Sie muss ganzheitlich angegangen werden. Das Beispiel der E-Rechnung zeigt das sehr eindrücklich. Tatsächlich müsste die Beauftragung idealerweise ebenfalls digital erfolgen. Das geht bei AKDB-Software über OK.FIS. Da wird der Auftrag angelegt. Konkret: Wenn Sie den Gärtner im September beauftragen, damit er ein Monat später Ihre Grünanlagen winterfest macht, sind die Mittel schon bei Auftragsvergabe gebunden. Wenn dies digital passiert und in der E-Akte abgelegt wird, weiß man schon bei Beauftragung automatisch, wie viel Geldressourcen bleiben. Wenn man dies nicht digital erfasst, hat man manchmal bei Rechnungseingang eine böse Überraschung – denn das Geld ist womöglich bereits für andere Dienste ausgegeben worden. Also ist die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen extrem wichtig fürs Controlling und auch für den Forecast. Denn alles ist zentral in der E-Akte einsehbar.

Welche weiteren Bereiche einer Kommune wären auch von der E-Rechnung betroffen?

Zum Beispiel das Facility Management. Die erhalten ja auch Rechnungen von Heizungsinstallateuren, Putzdiensten oder Stromanbietern. Ein Teil des Anordnungsworkflows – der die Abgleichung der Sachdaten betrifft -, würde beim Facility Management ausgeführt werden. Danach übernimmt ab der Erstellung der Anordnung die Kämmerei. Das Ganze führt zu einer deutlichen Beschleunigung des Belegdurchflusses. Und Dienstleister werden schneller bezahlt.

Welcher Übermittlungsweg von E-Rechnungen wird sich Ihrer Meinung nach durchsetzen? Web, De-Mail, EDI, Mail?

Ganz klar: E-Mail. Das ist für alle am unkompliziertesten – besonders für Handwerker und andere kleine und mittelständische Dienstleister.

 Wagen wir einen Blick über den Tellerrand: Was bedeutet die E-Rechnung im europäischen Kontext?

Ich bin überzeugt, dass die E-Rechnung zu mehr Austausch von Dienstleistungen in Europa führen wird. Europaweite Ausschreibungen sind heute schon dank Digitalisierung leichter. Da ist es nur folgerichtig, dass auch Rechnungen ebenfalls digital normiert versendet und empfangen werden. Die Vorteile durch Zeit- und Kostenersparnisse werden Europa insgesamt wettbewerbsfähiger machen. Außerdem wird die Digitalisierung des Rechnungs-Workflows dazu beitragen, Steuerlücken zu schließen. Das gilt natürlich vor allem für die Privatwirtschaft. Es muss etwa gewährleistet werden, dass eine E-Rechnung mit dem tatsächlichen Eingang von Waren (elektronischer Lieferschein) verknüpft ist. Und das muss dann in Echtzeit verfolgbar sein. Insgesamt rückt Europa so ein Stück weiter zusammen!

 Wie weit ist Deutschland bei der Einführung der E-Rechnung im europäischen Vergleich?

Leider ist Deutschland im öffentlichen Bereich ziemlich weit hinten. Frankreich, Italien, Spanien, die nordischen Länder: Sie alle sind bereits viel weiter. Es verhält sich bei der Einführung der E-Rechnung nicht anders als bei der Digitalisierung allgemein: Deutschland hinkt bei einigen Themen doch ziemlich hinterher … Es ist also noch eine Menge zu tun!