Aktuelles aus dem Bereich OK.Finanzen

12.09.2016

Die eRechnung – ein weiteres europäisches Großprojekt für bayerische Kommunen

Nach SEPA folgt nun das nächste europäische Projekt, das die Projektmanager in den Rathäusern herausfordert. Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde der Auftrag definiert. Danach wären allerdings die wenigsten bayerischen Gemeinden betroffen gewesen, da nur Rechnungen aus europaweiten Ausschreibungen geregelt werden.

Damit sich die Arbeit lohnt, hat die Bundesregierung jetzt nachgelegt und im Rahmen der nationalen Umsetzung den Anwendungsbereich für die eRechnung erweitert, indem sie Mindestwerte der zugrundeliegenden Aufträge im Gegensatz zur europäischen Regelung nicht vorsieht. Diesem Weg werden die Länder folgen. Damit hat nun jeder Rechnungssteller die Möglichkeit, ab November 2019 elektronische Rechnungen an einen kommunalen Auftraggeber zu senden. Die Kommune ist verpflichtet, diese anzunehmen und elektronisch zu verarbeiten, d.h. auch zu bezahlen.

Selbst bei kleinen Verwaltungen beeinflusst die eRechnung die täglichen Abläufe der Verwaltung. Weil die Arbeiten zwar in etwa gleich bleiben, aber anders zu erledigen sein werden, hier eine kleine Gegenüberstellung:

bisher

in Zukunft

Leeren des Postfaches / Hausbriefkastens zentral durch die Poststelle

a) Eingang der Rechnungen im Rechnungspostfach
b) Download der eRechnungen aus dem eRechnungsportal des Rechnungsstellers
c) Abholen der eRechnung aus dem Cloud-Postfach

Öffnen der Briefkuverts – Entnahme der Rechnung – Aufbringen Eingangsstempel

Bei eMail-Empfang automatische Abtrennung des Rechnungsdokumentes und Ablage im Dateiordner eRechnung

Verteilung der Papierrechnungen auf die Fachämter

Verteilung der eMails mit eRechnung an die Fachämter

Erfassung der Rechnungsdaten und Ergänzung um die Kontierung in Anordnungen in OK.FIS

Übernahme der strukturierten Daten aus der eRechnung direkt in das Rechnungseingangsbuch (Schritt 1)

Automatische Ergänzung um Kontierung und weitere systemseitig vorhandene Stammdaten (Schritt 2)

Ausdruck der Anordnung

Übergabe der Anordnungsdaten an OK.FIS und sofortige Erstellung der elektronischen Anordnung.

Handschriftliche Signaturen auf der Anordnung

Elektronische Signatur auf der Anordnung

Einscannen der Anordnung mit begründenden Unterlagen (Rechnung)

entfällt

Ablage der Anordnung mit begründenden Unterlagen im physikalischen Archiv oder im elektronischen Anordnungsarchiv

Nach der letzten elektronischen Unterschrift erfolgt die automatische Ablage im elektronischen Archiv

 

Es lohnt sich also für jede Verwaltung, die internen Abläufe genau zu betrachten und zu überlegen, wie und von wem in Zukunft die genannten Arbeiten erledigt werden sollen. Die AKDB wird Sie bei der Einführung der elektronischen Rechnung und den damit verbundenen organisatorischen Überlegungen gerne unterstützen. Die erforderliche Software präsentieren wir im Rahmen des AKDB Kommunalforums am 18.10.2016 in der BMW Welt.