KOALA

Digitale Langzeitarchivierung

wirtschaftlich, einfach und schnell gelöst

Die Digitalisierung hat bedeutende Auswirkungen auf den Erhalt wichtiger Dokumente für zukünftige Generationen. Die Pflicht zur Bewahrung digitaler Objekte ist nicht nur im Sinne von Wissenschaft, Forschung und Kulturerhaltung zu sehen, sondern basiert zusätzlich auf gesetzlichen Regelungen. Mit KOALA (Kommunales Archiv für Langzeitaufbewahrung) können auch kleinere kommunale Archive gewährleisten, dass die Daten der Archivalien noch in vielen Jahren gemäß Archivgesetz nutzbar sind.

Einfache Verzeichnung und Recherche

Zur möglichst einfachen und schnellen Erfüllung von Standard-Archivaufgaben bietet KOALA einen Client, der auf modernsten Web-Technologien basiert. Die Benutzeroberfläche zeichnet sich durch eine so schlanke und intuitive Handhabung aus, dass selbst bisher in der digitalen Langzeitarchivierung Ungeübte sich schnell zurechtfinden. Sogar elegante Suchfunktionalitäten sind mit enthalten. Alles was der Archivar zur Ausübung dieser Aufgaben benötigt ist ein Web-Zugriff – Installationen auf dem PC sind nicht notwendig. Selbst mit mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones kann die Software per Touch-Funktionalität bedient werden.

Das digitale Zwischenarchiv

Ein weiteres Werkzeug ermöglicht die Ablieferung von unstrukturierten digitalen Daten. Es bildet die Brücke zwischen Aktenbildner und Archiv. Mit wenigen Schritten können so digitale Akten in das digitale Zwischenarchiv übergeben werden. Über die Weboberfläche werden die Akten hochgeladen, kurz beschrieben und per Mausklick im Zwischenarchiv aufbewahrt. Werden Akten nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt oder ihre Aufbewahrungsfrist bedingt eine Abgabe ans Archiv, so genügt nun ein „Knopfdruck“ und die Akten werden per Ingest direkt an das digitale Langzeitarchiv übergeben. Für die OAIS-Konformität ist gesorgt, ohne  dass eine aufwändige und komplizierte manuelle SIP-Erstellung nötig wäre. Dieser Prozess läuft vollautomatisch ab, der Nutzer erhält am Ende eine Bestätigung.

Ihre Vorteile

  • intuitive webbasierte Benutzeroberfläche
  • optimiert für den täglichen Gebrauch – gerade auch für kleinere Archive
  • Ingest gemäß „Open Archival Information System“ (OAIS) – (ISO-Standard 14721:2012)
  • keine Vor-Ort-Installationen notwendig
  • Betrieb im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der AKDB
  • Entlastung von den Aufgaben der Softwarebereitstellung, -aktualisierung, Systemadministration, Datensicherung, des Datenschutzes, der IT-Sicherheit und des Ausfallschutzes
  • Einbindung externer (Fach-)Dienstleister möglich
  • unschlagbar günstig

Anbindung kommunaler Fachverfahren

Der Ursprung digitaler Dokumente ist vielschichtig. Mit KOALA können nicht nur unstrukturierte Daten einfach übernommen werden, sondern auch bestehende eAkten aus Fachverfahren optimal archiviert werden. Sie haben die Wahl, dies entweder über den Webclient abzuwickeln oder optional automatisiert über Schnittstellen-Anbindungen, welche dem XDOMEA-Standard entsprechen.

Effizienter Betrieb und sichere Datenhaltung

Die digitale Langzeitarchivierung nach OAIS birgt hohe Anforderungen an die Infrastruktur und die dazugehörigen Prozesse. Durch die zentrale Speicherung im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der AKDB werden die automatisch umgesetzt. Von Aufgaben wie Softwarebereitstellung und –aktualisierung, Systemadministration, Sicherstellung der Infrastruktur und des Speicherplatzes uvm. werden Sie entlastet –dies übernimmt die AKDB für Sie.

KOALA – Gesamtpaket aus Software und Betrieb von Profihand

Die Gesamtlösung erfüllt höchste Qualitätsansprüche. Deshalb setzt sie auf die bewährte Software der scope solutions ag, welche bereits Landesarchive, aber auch Gemeinde- und Stadtarchive überzeugt hat. Mit den Spezialisten des AKDB-Rechenzentrums ist auch der professionelle Betrieb gewährleistet.