Tau-Office Unterkunftsmanagement

Die Herausforderungen, die der anhaltende Flüchtlingsstrom an die Kommunen stellt, sind enorm. Flüchtlinge und Asylbewerber werden auf bestehende, angemietete oder auch eigens geschaffene Unterkünfte verteilt und dort bestmöglich versorgt und betreut.

Eine Herkulesaufgabe, die bei den aktuell zu bewältigenden Migrantenzahlen und täglichen Ab- und Zugängen kaum noch über Listen und Tabellen bewältigt werden kann. Ab sofort bietet die AKDB Landkreisen und kreisfreien Städten eine Software für eine möglichst geregelte Unterbringung.

JETZT NEU: iMVS-Schnittstellen für medienbruchfreie Asylverfahren

  • Personendaten, die per Zuweisungsbescheid der Kommune zur Unterbringung zugeteilt werden, müssen in den Fachverfahren OK.VISA, OK.SOZIUS und Tau-Office nicht mehr manuell erfasst werden
  • Reduzierung des Erfassungsaufwandes und Vermeidung von Fehlerquellen
  • Personen sind in den Fachverfahren einheitlich gespeichert
  • Durch die in den iMVS-Daten enthaltene MID-Nummer ist zudem sichergestellt, dass die Personen eindeutig identifiziert werden können 

Vorausschauende Unterbringung mit System

Eine echte Alternative zur Listenverwaltung mit Tabellen bei der Asylbewerberunterbringung ist die Speziallösung Tau-Office Unterkunftsmanagement der rocom GmbH. Die Software unterstützt zuständige Sachgebiete (Koordinationsstelle, Asyl, Ausländerbehörde, Sozialamt) bei der flexiblen Erfassung von Unterkünften, ermöglicht eine vorausschauende Belegungs- und Kapazitätsplanung und dokumentiert alle anstehenden Aktivitäten, Kosten und Statistiken. So wird nicht nur eine vorausschauende Unterbringung, sondern auch die Unterstützung begleitender Maßnahmen und anstehender Aktivitäten möglich.

Schneller Umstieg, sichere Verwaltung, einfache Anwendung.

Tau-Office Unterkunftsmanagement kann autonom als Client-Server-Installation betrieben werden. Eine Standard-Datenimportfunktion sowie ein optionales dreistufiges Datenmigrationskonzept erleichtern den Umstieg von z.B. Microsoft Excel auf Tau-Office im laufenden Unterbringungsbetrieb. Durch die anwenderfreundliche Handhabung und Ergonomie ist der Einstieg auch für ungeübte Anwender sehr einfach.

„Die passende Unterbringung von Asylbewerbern ist eine Herausforderung. Mit Tau-Office Unterkunftsmanagement habe ich alle Unterkünfte, Stammdaten und Termine meiner Klienten im Blick.“ Anwenderstimme aus der Praxis

Übersichtliche Abbildung der Unterbringung

Tau-Office Unterkunftsmanagement unterstützt bei der Erfassung verfügbarer Wohnungen und Unterkünfte in Struktur, Beschaffenheit und Ausstattung, mit Miet- und Nebenkosten sowie weiteren konfigurierbaren Details. Lage und Grundriss der Objekte können hinterlegt und bei Bedarf schnell und komfortabel über die Suchfunktion abgerufen werden. So lässt sich ganz gezielt oder unter bestimmten Kriterien nach freien Unterbringungsmöglichkeiten suchen. Bei Einzug eines Klienten kann die Belegung farblich im Grundrissplan erfasst werden. So behalten Sie den Überblick über vergebene und freie Unterkünfte.

Personen verwalten und zuordnen

Mit der elektronischen Klientenakte können alle Stammdaten und Dokumente sowohl von Einzelpersonen als auch von ganzen Familien erfasst werden. Die Zuordnung zu einer entsprechenden Unterkunft mit ausreichender Kapazität, optional auch einem persönlichen Betreuer, ist möglich. Intelligente Prüffunktionen bei der Eingabe verhindern Doppeleingaben. Über die per Ein- und Auszugsdatum automatisch berechnete Verweildauer kann eine Abrechnung gegenüber Kostenträgern angestoßen werden. Auch eine chronologische Darstellung, der Ein- und Auszüge über mehrere Wohnungen hinweg, ist problemlos möglich.

Termin-, Dokumenten- und Betreuungs-Management

Tau-Office Unterkunftsmanagement leistet wertvolle Hilfe bei Leistungen und Aktivitäten wie z. B. Einschulung von Kindern, Impfungen oder der Zusammenstellung von Unterlagen für die Anhörung in der BAMF-Außenstelle. Bei bereits angelegten Unterkünften können Dokumente wie Mietverträge oder Fotos direkt hinterlegt werden. Zusammen mit der Dokumenten- und Terminmanagementfunktion lassen sich ganze Checklisten konfigurieren und abarbeiten. Tau-Office errinnert Sie auch an wichtige termingebundene Aufgaben, damit Ihnen nichts Wichtiges entgeht.

Auswertungen, Statistiken, Such- und Hilfsfunktionen

Über den Listengenerator lassen sich schnell erfassbare Übersichten zu betreuten Personen und Familien als auch zu frei werdenden Wohnraumkapazitäten oder Fehlbelegern erzeugen. Kontextmenüs, Such- und Hilfsfunktionen vereinfachen die Bedienung, sodass sich auch das Vor-Ort-Betreuungspersonal schnell zurechtfindet und Veränderungen und Ergänzungen jederzeit im System erfassen kann. Zentral zuständige Stellen für Unterbringung haben so einen aktuellen Überblick der Belegungssituation und freier Kapazitäten. Gerade angesichts oftmals kurzer Vorlaufzeiten bei Neuankömmlingen eine gewinnbringende Funktion.

Echte Mehrwerte durch geplantes Unterkunftsmanagement

  • Flexible Erfassung von Unterkünften für eine vorausschauende Belegungs- und Kapazitätsplanung
  • Visuelle Darstellung auf Grundrissplänen und Landkarten
  • Flexible Erfassung und Verwaltung von Einzelpersonen und Familien sowie Zuordnung der Unterbringung
  • Dokumentation aller anstehenden Aktivitäten, Kosten und Statistiken
  • Umstieg im laufenden Betrieb durch Standard-Datenimportfunktion und optionales dreistufiges Datenmigrationskonzept möglich
  • Schneller und einfacher Einstieg auch für ungeübte Anwender
  • Autonomer Betrieb als Client-Server-Installation

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Peter Eder

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