OK.VISA

Module/Schnittstellen

Elektronische Akte im Ausländerwesen

Neben den elektronisch gespeicherten Ausländerdaten ist in der Ausländerakte eine Vielzahl von Papierdokumenten archiviert. Entscheidungsrelevante Unterlagen müssen somit zunächst in der Papierakte gesucht werden. Es bestehen Medienbrüche, die für eine rasche Vorgangsbearbeitung hinderlich sind und unnötige Kosten verursachen. Die elektronische Ausländerakte ermöglicht eine effizientere Vorgangsbearbeitung, die Suche von Dokumenten wird vereinfacht sowie beschleunigt und die Dokumente können revisionssicher abgelegt werden. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente stehen an allen OK.VISA Arbeitsplätzen in elektronischer Form zur Verfügung.

Direkt aus der Fallbearbeitung in OK.VISA heraus können die bereits zu dem Ausländerdatensatz im elektronischen Archiv abgelegten Dokumente aufgerufen oder auch aktuell erzeugte Dokumente archiviert werden. Existiert beim Aufruf noch keine elektronische Akte zum Datensatz, so wird diese automatisch angelegt. Eingehende E-Mails können direkt aus dem Mailsystem heraus in der elektronischen Akte abgelegt werden. Auf dem Postweg eingegangene Dokumente können nach dem Einscannen im elektronischen Vorgang abgelegt werden.

Die Vorteile der Elektronischen Akte im Ausländerwesen auf einen Blick

  • schnelles Wiederfinden von Dokumenten direkt am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters
  • nur geringe Anschaffungskosten für die elektronische Akte
  • keine langen Einarbeitungszeiten
  • Reduzierung des Raumbedarfes für Archive/Registraturen

Selbstbedienungsterminal Speed Capture Station

Hoheitliche Dokumente wie der elektronische Aufenthaltstitel (eAT) sind mit biometrischen Merkmalen des Bürgers versehen, einem digitalen Lichtbild und zwei Fingerabdrücken. Bei der Beantragung der Dokumente nimmt die Erfassung der biometrischen Merkmale in der Ausländerbehörde einen hohen Zeitaufwand in Anspruch. Dieser Aufwand wird durch den Einsatz eines in der Ausländerbehörde installierten Selbstbedienungsterminals zur Erfassung der biometrischen Daten durch die Bürger reduziert.

Vor der Antragsstellung für einen eAT nimmt der Bürger am Selbstbedienungsterminal sein Foto auf und erfasst auch Fingerabdrücke und Unterschrift selbst. Dabei wird er mit Hilfe von selbsterklärenden Hinweistexten und Visualisierungen durch den Erfassungsprozess geführt.

Wenn der Bürger die Erfassung der biometrischen Daten am Selbstbedienungsterminal  beendet hat, wendet er sich zur Antragsstellung an den Sachbearbeiter in der Ausländerbehörde. Dieser  ruft die vom Bürger erfassten Daten unter der dem Bürger zugewiesenen eindeutigen Kennung auf, prüft ihre Authentizität und übernimmt die qualitätsgeprüften Daten medienbruchfrei in die Antragsbearbeitung von OK.VISA.

Die Vorteile des Terminals auf einen Blick

  • Das Selbstbedienungster­minal Speed Capture Station ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert.
  • Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen.
  • Zu Datenschutz und Datensicherheit trägt auch bei, dass die Daten auf der Speed Capture Station nach eineinhalb Stunden gelöscht werden.
  • Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass das Selbstbedienungsterminal von den Bürgern gut angenommen wird.
  • Beim Antragsverfahren tritt in den Ausländerbehörden eine erhebliche Zeitersparnis ein.

Bayerisches Behördeninformationssystem – BayBIS

Bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen wird häufig die aktuelle Anschrift eines Bürgers benötigt. Die Schnittstelle zu BayBIS ermöglicht den Ausländerbehörden auf rationelle und komfortable Weise die aktuellen Anschriften von in Bayern gemeldeten Bürgern zu ermitteln und in OK.VISA zu übernehmen. Die Suchanfrage an BayBIS wird direkt aus OK.VISA vorgenommen, die ermittelte Anschrift in OK.VISA integriert.

Die Programmschnittstelle zu BayBIS ist eine sinnvolle und nützliche Ergänzung von Fachverfahren wie OK.VISA. Ihr großer Vorteil und Nutzen besteht in der medienbruchfreien und durchgängigen Bearbeitung von Vorgängen. Durch das direkte Einsteuern der Daten in das Fachverfahren entfällt die aufwendige manuelle Erfassung, womit auch Tippfehler vermieden werden.

 

Weitere Schnittstellen

Bundesverwaltungsamt (BVA)

Übermittlung von Nachrichten zu Sicherheitsanfragen und zur Beteiligung der Bundesagentur für Arbeit

OK.EWO

Datenübernahme aus dem Einwohnerwesen OK.EWO

EinsA

Datenaustausch mit dem Einbürgerungsverfahren EinsA