Aktuelles aus dem Bereich OK.BAU/GIS/FMS

CAFM: Gebäudemanagement leicht gemacht

Gutes Immobilien-Management ist schon immer eine der zentralen Herausforderungen für Kommunen gewesen. Und ein nicht unerheblicher Kostenblock im kommunalen Haushalt. Besonders seit der Einführung der Doppik müssen sich die Kommunen aktiv mit ihren Immobilien auseinandersetzen. Seit Jahren setzt sich immer mehr das Computergestützte Facility Management durch (CAFM). Welche konkreten Vorteile bringt es? Wir haben Uwe Janetschke, AKDB-Experte im Geschäftsfeld Grundstückswesen, Bau, GIS und Facility Management, gefragt.

 

 

Wie wird heute Facility Management in Kommunen durchgeführt?

In kleinen und mittleren Kommunen ist es leider immer noch so, dass es von Sachbearbeitern "nebenher" bewältigt wird. Da gibt es hauptsächlich Insellösungen wie Excel-Listen, Outlook-Termineinträge und Papierakten. Das wird zunehmend zu einem Problem. Denn die Aufgaben werden nicht weniger.

Vor welchen Herausforderung stehen Kommunen beim Facility Management?

Erstens gibt es immer mehr gesetzlich vorgeschriebene Prüf- und Dokumentationspflichten: Heizungsanlagen, Brandschutztüren, elektrische Betriebsmittel, Feuerlöscher, Fluchtwegbeleuchtung, Leitern, Trinkwassersysteme – die Liste der prüfpflichtigen Arbeitsmittel und Einrichtungen ließe sich beliebig erweitern. Je nach technischer Ausstattung und vorgeschriebener Prüfzyklen können pro Objekt circa hundert präventive Wartungs- und Prüfungsmaßnahmen zusammenkommen. Die müssen nicht nur exakt dokumentiert werden, sondern es müssen auch Wartungsaufträge vergeben werden – und die wiederum müssen ja auch dokumentiert und abgelegt werden. Zweitens haben Kommunen bekanntlich mit Personalmangel zu kämpfen. Sie sehen, die Aufgaben im Facility Management sind sehr aufwändig. Ich würde also sagen: Personalmangel und mangelnde Kostenübersicht sind zwei der ganz großen Herausforderungen.

Und die kann man offensichtlich nicht so "nebenher" verrichten …

Nein, denn sie sind nicht nur komplex und – insbesondere bei Sicherheits- und Brandschutz-Vorgaben - auch heikel, sondern sie nehmen sehr viel Zeit in Anspruch. Nehmen Sie zum Beispiel den Fall einer Ausschreibung für einen Wartungsvertrag: Sie müssen den Dienstleister exakte Flächeninformationen, Kostenauswertungen und Energiereports liefern. Dasselbe gilt für die interne Kosten- oder Verbrauchsanalyse. Das sind auch für die Kämmerei ungemein wichtige Informationen. Die zu erstellen ist schon sehr aufwändig. Ähnlich ist es bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben – etwa der Erstellung der Betriebskostenabrechnung bei vermieteten Objekten.

Und CAFM ist da die Lösung?

Ja. CAFM gibt es ja seit den 90er-Jahren, aber das Bewusstsein für diese Lösung setzt sich jetzt erst in den kleineren und mittleren Kommunen durch. In der Privatwirtschaft ist das schon lange Standard.

Konkret: Welche Vorteile haben kommunale Gebäudemanager mit CAFM?

Einer der größten Vorteile ist sicherlich die zentrale Datenhaltung: Ohne ein CAFM-System sind Daten in der Regel im ganzen Unternehmen verstreut. Dies führt zu widersprüchlichen Daten, fehlerhaften Berichten und macht die Arbeit ziemlich ineffizient. Wenn es zum Beispiel um die Wartung einer Schulturnhalle geht, weiß der Facility Manager dank CAFM auf einem Blick, wie der Raum aufgeteilt und ausgestattet ist – Maße, Heizkörper, Feuerlöscher, Steckdosen, Anzahl und Art der Sportgeräte etc. Er verschafft sich so per Knopfdruck einen Überblick, ohne erst eine Vor-Ort-Begehung vorzunehmen.

Wie viel Geld spart sich eine Kommune auf diese Weise?

Das ist pauschal immer schwierig zu sagen. Im Hinblick auf den Aufwand für Wartung und geplante Instandsetzung nennt die GEMA-Richtlinie 460 allerdings Erfahrungswerte von 10 bis 30 Prozent Kostenreduzierung. Einen ganz entscheidenden Vorteil hat ein CAFM-System vor allem, wenn es um die Einhaltung strenger Betreiberpflichten geht – wie gesagt: Brandschutz, Sicherheitsstandards etc. Da ist die Transparenz, die solch ein System bringt, ein Riesenvorteil. Sie verpassen nie wieder einen Wartungstermin oder einen Prüfungsauftrag, denn das System erinnert Sie automatisch. Überlegen Sie, was für Folgen es hätte, wenn man diese Standards in Kommunen nicht einhält und es zu einem Unglück kommt. Ich denke da an Kliniken, Kindergärten oder Schulen. Die Verantwortung der kommunalen Gebäudemanager ist immens.

Wie sollte ein ideales CAFM-System für Kommunen aussehen?

Als Erstes sollte die Bedienung intuitiv sein. Ebenso die Darstellung und Aufbereitung der Daten. Auch die Integration mit der Software anderer Fachbereiche ist ein Auswahlkriterium. Es sollte ein Anbieter sein, der sich mit kommunalen Belangen auseinandergesetzt hat. Wie zum Beispiel die AKDB. Wer AKDB-Fachverfahren nutzt, sollte eine CAFM-Lösung wählen, die Schnittstellen zu dieser Software hat. So kann man das ganze Synergie-Potenzial nutzen. Wer sich für eine CAFM-Lösung der AKDB entscheidet, der hat außerdem die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Anwendungsmodule der TERA-Manager-Familie einzuführen.  Ich denke da zum Beispiel an den TERA Vertragsmanager oder an den TERA Objektmanager.