OTS BAU
Bauakte
Jedes im Verfahren erzeugte Dokument wird automatisch in der vorgangsbezogenen elektronischen Bauakte abgelegt und kann dort von allen Berechtigten eingesehen werden. Auch Akteneinsichten über Internet sind möglich. Externen Benutzern, wie Architekten, kann auch das Recht gewährt werden, Dokumente in die Bauakte einzustellen. Die integrierte Archivfunktion dient zur revisionssicheren Ablage aller Schreiben, Formulare, Anträge, Pläne, Zeichnungen, Stellungnahmen, Fotos und sonstiger Dokumente.
Die Bauakte ermöglicht bei konsequenter digitaler Arbeitsweise eine lückenlose Dokumentation eines Vorgangs anhand der strukturiert abgelegten Dokumente (Ablageregister). Sie bietet sofortige standortunabhängige Auskunftsbereitschaft an allen Arbeitsplätzen, für alle Beteiligten. Ständige Aktualität, parallele und schnelle Zugriffe sind Vorteile, die Papierakten nicht bieten können. Kürzere Fallbearbeitungszeiten sind die positive Folge.
Die in der Bauakte abgelegten Dokumente gehen nicht mehr verloren, sind nie „vergriffen“. Ein umfangreiches Rechtesystem schützt vor unbefugten Zugriffen und Einsichtnahmen. Die revisionssichere Versionierung gibt Einblicke in die Entstehungsgeschichte komplexer Bescheiderstellungen mit allen vorgenommenen Zwischenschritten und Änderungen.
Dokumente können im Original- und Langzeitformat gespeichert werden. Langzeitformate ermöglichen lange Aufbewahrungszeiten, die im Umfeld des Baurechts gefordert sind.
Ihre Vorteile
- Ablage von Dokumenten aus dem Fachverfahren (automatisch) oder Dateisystem (manuell)
- Individuell konfigurierbare Aktenstruktur (Register, Unterregister)
- Indexmerkmale im definierbaren Aktenvorblatt
- Unterstützung aller gängigen Dateiformate
- Versionsverwaltung von Dokumenten
- umfangreiche Suchfunktion
- Verlinkung mit anderen Akten möglich
- Direkte Dokumentenerstellung in der Akte möglich
- Zugriffe auch durch externe Beteiligte möglich (z. B. Fachstellen, Gemeinden)
- Anbindung verschiedener Archivierungssysteme (s. Modul SCHNITTSTELLE ARCHIVIERUNG) bzw. von komXwork möglich (s. Modul komXwork DocLoader)
- bidirektionale GIS-Anbindung möglich (s. Modul GIS-INTEGRATION BAUAKTE)
- Anbindung Planbearbeitung möglich (s. Modul SCHNITTSTELLE PLANBEARBEITUNG)
Screenshots
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Ablageregister und Aktenvorblatt
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Ablageregister und Dokumente
