Damit sich die Arbeit lohnt, hat die Bundesregierung jetzt nachgelegt und im Rahmen der nationalen Umsetzung den Anwendungsbereich für die eRechnung erweitert, indem sie Mindestwerte der zugrundeliegenden Aufträge im Gegensatz zur europäischen Regelung nicht vorsieht. Diesem Weg werden die Länder folgen. Damit hat nun jeder Rechnungssteller die Möglichkeit, ab November 2019 elektronische Rechnungen an einen kommunalen Auftraggeber zu senden. Die Kommune ist verpflichtet, diese anzunehmen und elektronisch zu verarbeiten, d.h. auch zu bezahlen.
Selbst bei kleinen Verwaltungen beeinflusst die eRechnung die täglichen Abläufe der Verwaltung. Weil die Arbeiten zwar in etwa gleich bleiben, aber anders zu erledigen sein werden, hier eine kleine Gegenüberstellung:
bisher | in Zukunft |
Leeren des Postfaches / Hausbriefkastens zentral durch die Poststelle | a) Eingang der Rechnungen im Rechnungspostfach b) Download der eRechnungen aus dem eRechnungsportal des Rechnungsstellers c) Abholen der eRechnung aus dem Cloud-Postfach |
Öffnen der Briefkuverts – Entnahme der Rechnung – Aufbringen Eingangsstempel | Bei eMail-Empfang automatische Abtrennung des Rechnungsdokumentes und Ablage im Dateiordner eRechnung |
Verteilung der Papierrechnungen auf die Fachämter | Verteilung der eMails mit eRechnung an die Fachämter |
Erfassung der Rechnungsdaten und Ergänzung um die Kontierung in Anordnungen in OK.FIS | Übernahme der strukturierten Daten aus der eRechnung direkt in das Rechnungseingangsbuch (Schritt 1) Automatische Ergänzung um Kontierung und weitere systemseitig vorhandene Stammdaten (Schritt 2) |
Ausdruck der Anordnung | Übergabe der Anordnungsdaten an OK.FIS und sofortige Erstellung der elektronischen Anordnung. |
Handschriftliche Signaturen auf der Anordnung | Elektronische Signatur auf der Anordnung |
Einscannen der Anordnung mit begründenden Unterlagen (Rechnung) | entfällt |
Ablage der Anordnung mit begründenden Unterlagen im physikalischen Archiv oder im elektronischen Anordnungsarchiv | Nach der letzten elektronischen Unterschrift erfolgt die automatische Ablage im elektronischen Archiv |
Es lohnt sich also für jede Verwaltung, die internen Abläufe genau zu betrachten und zu überlegen, wie und von wem in Zukunft die genannten Arbeiten erledigt werden sollen. Die AKDB wird Sie bei der Einführung der elektronischen Rechnung und den damit verbundenen organisatorischen Überlegungen gerne unterstützen. Die erforderliche Software präsentieren wir im Rahmen des AKDB Kommunalforums am 18.10.2016 in der BMW Welt.
