Schon der Gesetzgeber zwingt die öffentlichen Verwaltungen dazu, sich auf die neue Art der Rechnungsstellung vorzubereiten. Einen ersten wichtigen Schritt würde es schon darstellen, wenn die Ablage nicht mehr in Papierform, sondern in elektronischen Akten erfolgen würde – elektronisch empfangene Rechnungen müssen in Zukunft nämlich auch elektronisch archiviert werden.
Die AKDB beschäftigt sich bereits seit Jahren mit dem Thema eAkten, besonders im Bereich der Finanzverwaltung. Dabei können bayerische Kommunen Anordnungen mit den begründenden Rechnungen schon lange im Archiv elektronisch ablegen. Bisher war es allerdings nicht in jedem Fall erlaubt, die Rechnung nach der elektronischen Ablage zu entsorgen, weil einzelne Verwaltungsverfahren auf der Papierform beharren. Das heißt, dass die technische Digitalisierung zwar häufig technisch weitgehend realisiert ist, rechtliche Bestimmungen aber durchgängige Lösungen immer noch erschweren.
Abgesehen von rechtlichen Fragen erleichtert die Ablage in eAkten die Arbeit für Verwaltungsangestellte erheblich. Diese legen zum Beispiel die Abgabenbescheide in der elektronischen Abgabenakte ab, ohne doppelte Akten führen zu müssen. Die Sachbearbeiter können der eAbgabenakte im Verwaltungsverfahren weitere Bescheide wie Stundungs- oder Aussetzungsbescheide hinzufügen.
Für Finanzverwaltungen interessant sind noch andere eAkten-Produkte wie die elektronische Forderungsakte, die sämtlichen Schriftverkehr im Rahmen der Forderungsüberwachung aufnimmt sowie die elektronische Tagesabschlussakte, die technisch bereits eine digitale Signatur der Tagesabschlüsse zulässt, auch wenn deren rechtliche Zulässigkeit noch geklärt werden muss. Ein Blick in das AKDB-Produktangebot zeigt, dass es in nahezu allen Fachbereichen elektronische Akten gibt.
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