In der personalwirtschaftlichen Praxis laufen Prozesse häufig noch ohne Softwareunterstützung ab, wie zum Beispiel Bewerbungen oder die Abrechnung von Reisen. Das hat dann zur Folge, dass Beschäftigtendaten wie Name, Anschrift, Eingruppierung usw. mehrfach erfasst und gepflegt werden müssen. Die Daten laufen also nicht synchron, somit potenziert sich auch der Arbeitsaufwand. Und nicht nur das: Übergreifende Auswertungen erfordern eine zeitintensive Nachbearbeitung.
Personalverwaltungen, die mit der Zeit gehen, können ihren administrativen Aufwand erheblich reduzieren: Sie verwenden ein zentrales Personaldaten-Managementsystem, in dem alle Informationen zum Beschäftigten einmal gepflegt werden und das über Schnittstellen weitere Systeme mit Daten versorgt, zum Beispiel die Zeiterfassung. Stichwort elektronische Personalaktenführung: Auch im Bereich der Aktenverwaltung muss man mit dem Einsatz von Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen weniger ablegen und suchen.
