Wenn am 1. Januar 2021 die neue Regelung des § 2b Umsatzsteuergesetz für Kommunen uneingeschränkt gilt, müssen alle im Vorfeld ihre "Hausaufgaben" gemacht haben. Es geht darum, Verträge auf den Prüfstand zu stellen und sie nach der neuen Regelung des § 2b UStG richtig zu beurteilen. Da dies einiges an Arbeit erfordert, sollten Kommunen frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnen. Kommunen, die nicht alle Verträge sauber zuordnen können und die Umsatzsteuer nicht korrekt deklarieren und abführen, riskieren saftige Steuernachzahlungen. Kein Wunder, dass die zwei Webinar-Termine der AKDB mit 153 Anmeldungen auf großes Interesse gestoßen sind.
Zu allererst wurde die Frage behandelt, wann eine Kommune für welche Leistungen umsatzsteuerpflichtig ist. Nach der neuen Regelung sind nämlich juristische Personen des öffentlichen Rechts dann Unternehmer, wenn sie eine privatrechtliche Tätigkeit ausüben. Anders ist es, wenn die Kommune hoheitliche Aufgaben auf öffentlich-rechtlicher Grundlage ausübt und es durch die Tätigkeit keine Wettbewerbsverzerrung gibt. Selbstverständlich gibt es auch gemischte Leistungen. Etwa, wenn eine Turnhalle teilweise an einen privaten Verein vermietet wird und teilweise für den Schulunterricht genutzt wird. Sich in diesem Regelwerk zurechtzufinden und Verträge entsprechend in der Software zu hinterlegen, bedarf einiger Erfahrung und Know-how.
Haushaltsscreening, Vertragsscreening und Tax Compliance Management System (TCMS)
Die AKDB unterstützt Kommunen umfassend. Als Erstes beim detaillierten Haushaltsscreening. Dabei werden sämtliche Einnahmen untersucht, die bisher nicht der Umsatzsteuer unterlagen, und nach den Kriterien öffentlich-rechtlich bzw. privatrechtlich zugeordnet.
Außerdem erstellt die AKDB bei Bedarf ein Vertragsscreening, bei dem die Verträge auf deren Umsatzsteuerrelevanz geprüft und bewertet werden. Gegebenenfalls sind Vertragsänderungen und Rechnungsanpassungen erforderlich. Die AKDB unterstützt bei unklaren Fällen sogar bei der Klärung beim Finanzamt. Schließlich stellt die AKDB den Kommunen ein Muster eines Tax Compliance Management System zur Verfügung. Diese Methode hilft Kommunen bei der gesetzeskonformen Vorgehensweise. Es werden Risiken identifiziert, Schnittstellen und IT-Prozesse definiert, Prozesse überwacht und eine Dokumentation erstellt. Das so genannte TCMS ist von Bedeutung, wenn es zu einer Geldbuße kommt, denn es sorgt dafür, dass die Kommune alle Prozesse umsatzsteuerrechtlich korrekt ausgeführt und dokumentiert hat. Das kann haftungs- und steuerstrafrechtliche Konsequenzen verhindern.
Der Vertragsmanager berücksichtigt sämtliche umsatzsteuerrelevanten Fälle
Als Letztes konnten Webinar-Teilnehmer die wichtigsten Funktionen des Vertragsmanagers kennenlernen. Dort ordnen sie nämlich Verträge nicht nur nach Umsatzsteuerrelevanz zu, sondern haben auch noch sämtliche Fristen im Blick: Kündigungsfristen, Wiedervorlagen, Vertragslaufzeiten. Auch wie das Hinterlegen von Dokumenten und Verträgen im Dokumentenmanagementsystem über die Schnittstelle zu komXwork oder das automatisierte Generieren von Kündigungsschreiben aus dem Programm heraus funktioniert, wurde direkt am Bildschirm gezeigt.
Alle, die das Webinar verpasst haben, können es jetzt einfach und selbstverständlich kostenfrei herunterladen. Klicken Sie unter "Tools und Dienstleistungen zur Umsetzung des neuen Umsatzsteuerrechts für Kommunen (§2b UStG)".
