Eigentlich fing alles ganz harmlos an. Mit dem so genannten "Sporthallenurteil" von 2011: Eine Gemeinde hatte wegen des Baus einer Turnhalle beim Finanzamt den Vorsteuerabzug geltend gemacht. Die Halle, so die Argumentation, wurde ja steuerpflichtig an die Nachbargemeinde vermietet. Das Finanzamt lehnte den Vorsteuerabzug ab. Der Streitfall landete schließlich beim Bundesfinanzhof. Und der gab der Gemeinde Recht. Eine Entscheidung mit weitreichenden Folgen. Denn sie veränderte das Umsatzsteuerrecht für juristische Personen des öffentlichen Rechts grundlegend. Und stellt Kommunen jetzt vor eine große organisatorische Herausforderung.
Prozesse definieren - Entscheidungen treffen
"Kommunen müssen jetzt systematisch feststellen, welche Teile des eigenen Haushaltsplans umsatzsteuerpflichtig sind und welche nicht. Und welche schließlich einer Mischnutzung unterliegen", so Manfred Gaspers, Leiter des Geschäftsfelds Finanzwesen bei der AKDB. "Es kann ja sein, dass eine Turnhalle zu 60 Prozent hoheitlich genutzt wird - etwa für den Schulsport. Und zu 40 Prozent privatwirtschaftlich - also an einen Verein vermietet wird. Um das festzustellen, müssen Kommunen ein so genanntes Haushaltsscreening durchführen." Und das ist eine Menge Arbeit. "Um Kommunen zu entlasten, haben wir bei der AKDB gemeinsam mit dem Bayerischen Landkreistag und dem Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband bis April 2019 ein Muster eines Haushaltsscreenings erarbeitet. Der Landkreistag hat es seinen Mitgliedern bereits zur Verfügung gestellt. Darin ist der Musterhaushalt eines Landkreises nach öffentlich-rechtlichen, privatrechtlichen und hoheitlichen Dienstleistungen unterteilt", so Gaspers."
Das Screening soll diesen Kommunen bei grundsätzlichen Fragen helfen: Sollen sie gewisse Dienstleistungen weiterhin privatwirtschaftlich anbieten? Oder etwa eine Preiserhöhung vornehmen? Was passiert mit einer Rechnung, die aus einem innergemeinschaftlichen Staat eingeht, etwa aus Österreich, auf der beispielsweise keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist? Nach welchem Recht wird eine Kommune belangt, wenn eine Steuererklärung fehlerhaft ist? "Sie sehen, der Paragraf 2b zieht einen ganzen Rattenschwanz an Fragen und Entscheidungen nach sich. Um sie alle zu beantworten, haben wir extra ein Muster eines Tax Compliance Management Systems erstellt. Wir unterstützen interessierte Kommunen beratend bei all diesen Prozessen: bei der Durchführung des Haushaltsscreenings und beim Aufbau eines Tax Compliance Management Systems." Beratung, das scheint immer mehr das Schlüsselwort in der Zusammenarbeit zwischen IT-Dienstleistern und Kommunen zu sein. Je komplexer die Anforderungen an die Verwaltung, desto wichtiger wird dieser Aspekt.
Hin zu einer zentralen Buchführung
Selbstverständlich bedeutet die Berücksichtigung des neuen Paragrafen auch für die Organisationsstrukturen in der Verwaltung mehr Zeit- und Personalaufwand. Das gilt besonders für größere Kommunen - ab 10.000 Einwohnern. "Nehmen Sie zum Beispiel Regensburg, wo zurzeit 320 Mitarbeiter in der dezentralen Buchhaltung im Anordnungsbereich arbeiten. Da werden Rechnungen in Kindergärten, Kliniken, im Bauhof und anderswo erfasst und geprüft. In dem Maße, in dem die Anforderungen beim Einbuchen von Rechnungen komplexer werden, gehen viele den Weg zu einer zentralen Buchhaltung. Das bedeutet wiederum, dass der Rechnungslauf und die Anordnungsworkflows sich massiv verändern müssen." Kein Wunder, dass Personalabteilungen in Kommunen gerade dringend Steuerexperten suchen. Mittlerweile hat der stille Kampf um die besten Köpfe begonnen. "Wir beobachten, dass Kämmereien bei der Suche nach neuen Mitarbeitern sich zunehmend gegenseitig Konkurrenz machen."
56 Sonderfälle berücksichtigt
Das veränderte Umsatzsteuerrecht hat auch erhebliche Konsequenzen für die Funktionsweise der Finanzsoftware. Nach über 2.000 Personentagen in der Entwicklungsabteilung kann die AKDB mit Stolz behaupten, als einziger Anbieter einer kommunalen Finanzsoftware das gesamte Umsatzsteuerrecht in ihrem Verfahren abzubilden - auch sämtliche Sonderfälle, etwa die Bearbeitung von Auslandsrechnungen. "Wir haben 56 dieser Extra-Fälle identifiziert und alle in unseren Buchungsdialogen berücksichtigt", erklärt Gaspers. Inklusive Plausibilitätsprüfungen. Darüber hinaus hat die AKDB vor Jahren ein Meldecenter eingerichtet. So können Kommunalverwaltungen, die Finanzsoftware von der AKDB nutzen, online ihre Steuererklärung ans Finanzamt melden. Egal, ob die Software autonom oder aus dem Rechenzentrum bezogen wird. Das Ziel: den Komplettservice aus einer Hand anzubieten.
"Bei so vielen Veränderungen und Anpassungen in der Software", so Gaspers, "ist die ständige Weiterbildung der kommunalen Mitarbeiter ein Muss." Und so sind Schulungen ein zentraler Dienst in der Angebotspalette der AKDB. Welche Schritte müssen unternommen werden, um die Software einzusetzen, wie soll sie konfiguriert werden? Zu diesen Themen müssen Mitarbeiter aus der Kämmerei intensiv informiert werden. Dass Bewegung in die Sache kommt, bemerkt Manfred Gaspers seit längerem: "Wir registrieren seit einiger Zeit einen signifikanten Anstieg an Schulungs- und Webinar-Teilnehmern beim Thema Umsatzsteuer." Das sieht er als ein gutes Zeichen. Eine Sorge bleibt ihm aber: "Ich hoffe nur, dass am Ende, kurz vor 2021, kein hektisches Gedränge entsteht." Seine Empfehlung an Kommunalverwaltungen ist deshalb: Den Stier so früh wie möglich bei den Hörnern zu packen. Am besten gleich heute.
