Wer kennt das nicht: Der Wartungsvertrag mit dem Dienstleister für Brandschutzeinrichtungen läuft aus und soll gekündigt werden. Aber die Kündigungsfrist ist überschritten – und der Vertrag läuft automatisch weiter. Ein Ärgernis, besonders bei Verträgen, die über mehrere Jahre gehen. Heute haben viele Kommunen oft den Überblick über ihre Vertragslage verloren. Kein Wunder bei der wachsenden Anzahl von Verträgen. Mit dem neuen TERA Vertragsmanager ist dieses Problem gelöst. Sämtliche Verträge werden zentral abgespeichert und Anwender werden über die automatische Wiedervorlage-Funktion an alle Termine erinnert, gleich, ob eine Vertragsverlängerung oder eine Kündigung ansteht.
Automatische Erinnerung an Kündigungsfristen
Mit dem Vertragsmanager werden Verträge zwar händisch erfasst. Wiederkehrende Informationen können aber bequem aus Tabellen abgerufen und eingesetzt werden. Anwender fügen den Vertrag per Scan bei und können den gesamten Schriftverkehr ebenfalls über eine Schnittstelle in MS Office einfügen. So ist alles an einer Stelle digitalisiert. Dabei entscheidet der Anwender, wie er die verschiedenen Verträge ordnen will: zum Beispiel sortiert nach Wartungs- oder Leasingverträgen. Auch wer Zugriff hat, kann im Vorfeld festgelegt werden. Einige Verträge betreffen nur den Bauhof. Andere nur die Zentrale Verwaltung oder die Kämmerei. So können jede Abteilung und jedes Amt ihre Verträge selbst verwalten. Und wie findet man die Verträge wieder? Ganz einfach über eine Suchmaske. Suchkriterien sind beispielsweise: der Mandant, also der interne Auftraggeber, die Laufzeit, der Vertragsstatus (aktuell? historisch?) oder die Vertragsart (Leasing? Energie? Wartung?). So wird jeder Vertrag wiedergefunden. Soll an eine Vertragskündigung erinnert werden, braucht der Anwender nur das Kästchen "Wiedervorlage generieren" anzuklicken. Hat der Vertrag dagegen eine Verlängerungsklausel, so wird automatisch nach Ablauf der Frist ein neuer Vertrag generiert. Und der alte einfach automatisch in der Vertragshistorie abgelegt.
Praktische Verzahnung mit dem Gebäudemanager
Kommunen, die den TERA Gebäudemanager einsetzen, haben den zusätzlichen Vorteil, dass alle Verträge den entsprechenden Liegenschaften zugeordnet werden. Öffnet ein Mitarbeiter der Kommune im TERA Gebäudemanager ein Objekt – etwa eine Schule oder eine Schwimmhalle –, so kann er gleichzeitig über den Reiter "Verträge" auch sämtliche Verträge einsehen, die dieses Objekt betreffen. Kommunale Mitarbeiter müssen also nie wieder Zeit bei der Suche nach Verträgen verschwenden und verpassen nie wieder Kündigungsfristen.
