Die Entwicklung digitaler Prozesse in der Rechnungsverarbeitung wird von der Europäischen Union nachhaltig unterstützt, um die innergemeinschaftliche Zusammenarbeit weiter zu verbessern und effizienter zu gestalten. Und auch die Bundesregierung treibt die Digitalisierung in der Verwaltung und im öffentlichem Auftragswesen weiter voran. Rechnungen sollen in Zukunft nicht mehr gedruckt und kuvertiert, sondern digital in einem strukturierten Format an den Empfänger gesendet werden. So werden natürliche Ressourcen geschont – was letztlich nicht nur Umweltschützer freut.
Ab Ende 2019 ist die Annahme elektronischer Rechnungen dann auch Pflicht für kommunale Verwaltungen. Um aus dieser Pflicht eine Kür zu machen, muss es Ziel sein, den gesamten Zyklus eines Rechnungslaufes elektronisch abzubilden. Mit den Bausteinen der AKDB zur elektronischen Rechnungsbearbeitung lässt sich der Weg vom Posteingang bis zum Archiv ganz einfach schrittweise aufbauen:
• E-Archiv: Rechnungen revisionssicher aufbewahren und schnell recherchieren
• E-Signatur: die digitale Unterschrift im Workflow erzeugen
• E-Rechnungseingangsbuch: den Überblick behalten über den Rechnungsstand
• Modul E-Rechnung: Rechnungen digital verarbeiten im ZUGfeRD-Format
Kommunen, die bereits ein elektronisches Archiv führen, haben den ersten Schritt in Richtung einer digitalen Prozesskette bereits getan. Papierbasierte Prozesse sind weitestgehend abgelöst. Jetzt können sie noch weiter gehen: Die AKDB führt sie zum komplett papierlosen Rechnungswesen. Schritt für Schritt.
Die Vorteile für Verwaltungen:
• einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten, direkt aus dem Browser
• besserer Überblick dank Aufgabenliste im Rechnungseingangsbuch
• Zeitersparnis durch schnellere und effizientere Arbeitsabläufe der Sachbearbeiter
• niedrigere Kosten für Druck, Porto und Papier
• Fehlervermeidung durch Vorkontierung und Plausibilitätsprüfungen
• Einhaltung von Zahlungszielen durch verkürzten Durchlauf
Möchten Sie noch mehr über Ihre Möglichkeiten erfahren? Weitere Details erhalten Sie gerne von Ihrem Vertriebsberater in Ihrer Region oder einem unserer Kundenservice-Mitarbeiter aus dem Finanzwesen.
