eGovernment soll gemeinsam mit einer internen Digitalisierung der Verwaltungsarbeit Bürgern den Zugang zu Verwaltungsleistungen erleichtern. In diesem Zusammenhang stehen Begriffe wie elektronische Akte, elektronische Rechnung, elektronische Zahlung, elektronische Unterschrift und, nicht zu vergessen, elektronisch gestützte Arbeitsabläufe (eWorkflow). Zum Thema Rationalisierung der Aktenführung bietet die AKDB allen Kunden des Finanzverfahrens OK.FIS und Finanzwesen zentral Dialog neben bereits bekannten eAkten im Abgabenbereich und in der Anlagenbuchhaltung aktuell zwei neue eAkten sowie eine Erweiterung der eAbgabenakte an.
In der elektronischen Abgabenakte findet der Sachbearbeiter in der Veranlagung schon jetzt nahezu alle Dokumente wieder, die mit dem jeweiligen Abgabegegenstand zusammenhängen. Lediglich die Bescheide, die im Rahmen eines Stundungsverfahrens oder aufgrund eines Antrages auf Aussetzung der Vollziehung (AdV) bzw. zur Mitteilung eines Abgabenerlasses entstehen, wurden bisher nicht unmittelbar in der eAbgabenakte abgelegt. Seit Mitte 2015 ist diese Lücke geschlossen. Damit wird die eAbgabenakte für Sachbearbeiter noch wertvoller, denn die bisher erforderliche zusätzliche Scanarbeit entfällt und das Auffinden entsprechender Dokumente wird erleichtert.
Ganz neu im Angebot ist die elektronische Forderungsakte. Sie nimmt ab sofort alle Dokumente auf, die im Rahmen der Forderungsüberwachung entstehen. Das reicht von der Mahnung oder Erinnerung bis zum Vollstreckungsauftrag. Vorgesehen ist hier auch die zukünftige Anbindung an die Vollstreckungssoftware avviso-RZ.
Für die Kasse wird die Aktenführung auf einem weiteren Gebiet erheblich komfortabler: Der Tagesabschluss bekommt eine eigene eAkte, sozusagen die elektronische Tagesabschlussakte. Hier legt OK.FIS/Finanzwesen zentral Dialog auf Wunsch alle Auswertungen und Listen zum Tagesabschluss selber ab. Damit ist der zeitlich unbegrenzte Rückgriff auf alle Tagesabschlüsse und die zugehörigen Anlagen wie Kontogegenbuch oder Schwebepostennachweis gewährleistet. Im Sinne der vollständigen Medienbruchfreiheit ist geplant, dass der Kassenleiter den Tagesabschluss elektronisch signieren kann, bevor er ihn in der eAkte ablegt.
Neben diesen neuen Angeboten besteht bereits heute die Möglichkeit, in unterschiedlichsten Verwaltungsbereichen moderne eAkten-Lösungen der AKDB einzusetzen: Im Einzelnen sind das
- elektronische Einwohnerakten,
- elektronische Führerscheinakten,
- elektronische Jugendhilfeakten,
- elektronische Personalakten,
- elektronische Sozialhilfeakten,
- elektronische Wohngeldakten,
- elektronische Akten im Grundstücks- und Gebäudewesen,
- elektronische Akten im Ausländerwesen,
- elektronische Akten zur Anlagenbuchhaltung,
- sowie elektronische Akten und Archivierung.
Sie haben Interesse an unseren eAkten-Lösungen? Dann schreiben Sie an vertrieb(at)akdb.de oder kontaktieren Sie Ihren regional zuständigen Vertriebsberater. Wir lassen Ihnen gerne ein individuelles Angebot zukommen.
