AKDB aktuell 1014

28.10.2014

eRechnung - Kommunen gut vorbereitet

Seit Mai 2014 gilt die EU-Richtlinie 2014/55/EU: Öffentliche Auftraggeber müssen eRechnungen annehmen können, wenn sie im Rahmen eines Vertragsverhältnisses auf Grundlage einer europaweiten Ausschreibung gestellt werden. Der Rechnungssteller kann zunächst weiterhin Rechnungen in beliebigem Format versenden.

Nach einer neuen EU-Richtlinie müssen öffentliche Auftraggeber eRechnungen annehmen können. Die AKDB bereitet ihre Kunden mit OK.FIS eREB darauf vor.

Dynamik kommt in dieses Projekt dadurch, dass die nationalen Parlamente aufgefordert sind, entsprechende Regelungen zu erlassen – spätestens bis 27. November 2019. Aber bereits über zwei Jahre früher, nämlich bis 27. Mai 2017, will die EU-Kommission die Norm für die europäische Rechnungsstellung veröffentlichen. Für Software-Anbieter wird es also im Mai 2017 spannend: Dann müssen letzte Anpassungen an den Lösungen vorgenommen werden.

2017, 2019, alles noch ferne Zukunftsmusik? Falsch, das Thema eRechnung wird die Kommunen bereits früher beschäftigen. Nur ein vollständiger Workflow – von der Erstellung der Rechnung über Versendung und Annahme bis hin zur Verarbeitung der Rechnung im Finanzverfahren – garantiert den mit der Richtlinie angestrebten Erfolg. Einfache Bilddateien genügen den Anforderungen des europäischen Normgebers nicht mehr. Das Projekt eRechnung ist viel weitreichender: Ziel ist nicht nur, zu oben genannten Terminen elektronische Rechnungen annehmen zu können, sondern vielmehr, den gesamten Zyklus eines Rechnungslaufes elektronisch abzubilden.

Voraussetzung dafür ist auf der Seite des Rechnungsempfängers der Betrieb eines vollständigen elektronischen Workflows. Viele Kunden des Finanzverfahrens OK.FIS bzw. FINzD sind hier mit dem Einsatz des elektronischen Rechnungseingangsbuches (eREB) auf dem richtigen Weg. Für sie bedeutet die neue Richtlinie nur die Öffnung eines weiteren Eingangskanals. Allen anderen Kommunen wird die AKDB rechtzeitig ein richtlinienkonformes Angebot machen. Dieses Angebot könnte wie folgt aussehen: Das eREB liest den Rechnungsdatensatz und bereitet die Daten für die weiteren Schritte im Workflow auf. Die Kernelemente einer Rechnung, wie im deutschen Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) beschrieben, werden in den Workflow übernommen und mit den Stammdaten im Finanzverfahren abgeglichen. Der Validierungs- und Freigabeprozess wird dadurch erheblich beschleunigt. Die bildhafte Darstellung ist wie bisher gewährleistet.

Ein vollständiger Workflow sichert den Erfolg: Effiziente Rechnungsbearbeitung mit OK.FIS eREB – Scannen, Rechnungsdaten ins eREB übernehmen,

Ein vollständiger Workflow sichert den Erfolg: Effiziente Rechnungsbearbeitung mit OK.FIS eREB – Scannen, Rechnungsdaten ins eREB übernehmen, OK.FIS-Signatur, Buchung in OK.FIS und schließlich Archivierung. Fotos: AKDB