AKDB aktuell Mai 2016

11.05.2016

Die elektronische Akte: immer wichtiger im eGovernment

Genau wie im Privatleben befindet sich Papier auch im Arbeitsleben auf dem  Rückzug. Die Vorteile elektronischer Dokumente sind nicht mehr wegzudenken. Genau das möchte auch das neue bayerische eGovernment-Gesetz allen Behörden nahebringen. §7 des BayEGovG regelt rechtliche Voraussetzungen und deutet einen weiteren Ausbau zentraler eGovernment-Elemente an.

"Die staatlichen Behörden sollen ihre Akten und Register elektronisch führen. Landratsämter und sonstige Behörden können ihre Akten und Register elektronisch führen." Die Regelung des Gesetzes ist ein unkomplizierter Weg, elektronische Akten in allen Bereichen einzuführen und in Zukunft auf die Aufbewahrung der Papierform zu verzichten. Erleichterungspotenzial sieht das Gesetz außerdem bei der Weitergabe von Unterlagen: "Behörden, die die elektronische Aktenführung nutzen, sollen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen untereinander Akten, Vorgänge und Dokumente elektronisch übermitteln."

Aber erst, wenn elektronische Dokumente sinnvoll in elektronischen Akten geordnet sind, können sie ihre Stärke gegenüber einer Papierlösung wirklich ausspielen. Dort laufen alle Informationen zu einem Vorgang zusammen – Bescheide zu einem Bürger im Finanzwesen, Unterlagen zu einem Kraftfahrzeughalter im Zulassungswesen oder Schriftstücke zur Unterstützung hilfebedürftiger Menschen im Sozialbereich sind nur einige Beispiele.

Trotz unbestrittener Vorteile fällt vielen Verantwortlichen die Entscheidung zu einer raschen eAkten-Einführung nicht leicht. Umfassende Angebote spezialisierter Hersteller, die unter dem Namen "Enterprise Content Management" sämtliche Belange der Dokumentenverarbeitung einer Behörde abdecken wollen, erfordern einen enormen Planungs- und Abstimmungsaufwand vor dem ersten Praxiseinsatz.

Die AKDB verfolgt einen gänzlich anderen Ansatz: Praxistauglichkeit und unmittelbarer Nutzen stehen im Vordergrund. Elektronische Akten sind hier immer integraler Bestandteil des jeweiligen Fachprodukts. Langwierige Planungen und Vorüberlegungen entfallen, die Lösung kann mit dem Fachverfahren "out-of-the-box" genutzt werden und eine zeitgleiche Einführung über die gesamte Behörde ist nicht erforderlich. Die eAkte kann Schritt für Schritt in den einzelnen Fachbereichen eingeführt werden – natürlich mit der Möglichkeit, später Dokumente aus verschiedenen Bereichen zusammenzufassen.

Die Nutzer von Rechenzentrumsangeboten könnten aus einem anderen Grund bei der Einführung elektronischer Akten zögern. Dokumente, die etwa beim Verscannen von Schriftstücken vor Ort entstehen, müssen über Netzverbindungen in das Archiv des Rechenzentrums transportiert werden. Zwischenzeitlich lassen die üblichen Bandbreiten der Netzverbindung, also dessen Leistungsfähigkeit Daten zu transportieren, dies jedoch ohne Probleme zu. Die oben erwähnte hohe Integration der Fachanwendungen in das Archiv spielt hierbei eine wichtige Rolle. Nur so ist sichergestellt, dass genau die Dokumente über das Netzwerk transportiert werden, für die dies unbedingt notwendig ist.

Die eAkte ist eine wichtige Säule bei jeder eGovernment-Strategie, verbessert Komfort und Arbeitsgeschwindigkeit bei der Sachbearbeitung und ermöglicht einen unkomplizierten Austausch von Dokumenten und Informationen. Nicht nur zwischen Behörden, sondern natürlich auch in der Kommunikation mit dem Bürger.

Weitere Informationen zu den umfassenden eAkten-Lösungen der AKDB erhalten Sie bei Ihrem regional zuständigen Vertriebsberater.