AKDB aktuell Februar 2015

24.02.2015

ZUGFeRD gibt den Standard vor

Der deutsche Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) beschreibt die Kernelemente einer eRechnung, die in einen Workflow übernommen und ergänzt um Stammdaten im Finanzverfahren verarbeitet werden können. Die AKDB geht bei der Umsetzung der EU-Richtlinie zur eRechnung im eRechungseingangsbuch einen großen Schritt voran. Wir stellen Ihnen den eRechnungslauf ausführlich vor.

Mit den Workflows zum Finanzverfahren OK.FIS/FINzD der AKDB sind Kommunen bestens auf die Anforderungen im Bereich eGovernment, wie eRechnung und eBanking, vorbereitet.

Elektronische Rechnungen erreichen per eMail oder DE-Mail die Kommune. Das System überprüft die Mails auf relevante Anhänge und unterscheidet sie nach drei Formaten: PDF A/3 mit eingebetteter XML-Datei im ZUGFeRD-Standardformat, sonstige PDF-Formate sowie andere Dateiformate wie Word oder Excel. Für Rechnungen im PDF-Format wird automatisch ein Vorgang im eREB erzeugt. Die Schritte im Einzelnen:

1. Die Daten aus den eRechnungen im ZUGFeRD-Format gehen automatisiert in den Workflow und stehen damit unmittelbar für die Anordnungserstellung zur Verfügung. eRechnungen in sonstigen PDF-Formaten werden als Bilddatei zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt.

2. Schritt: Im eREB werden die Rechnungsdaten, soweit erforderlich, ergänzt. Sie stehen damit auch als Anordnungsdaten zur Verfügung – eine Doppelerfassung entfällt.

3. Schritt: Die sachliche und rechnerische Richtigkeit wird per elektronische Signatur im eREB festgestellt und auf der Rechnung aufgebracht.

4. Schritt: Die Anordnungsdaten werden ergänzt und die vollständigen Daten an OK.FIS übergeben. Die erfolgreiche Anordnungserstellung meldet OK.FIS an das eREB zurück und stellt den Vorgang im Workflow für den nächsten Schritt bereit.

5. Schritt: Die Freigabe durch elektronische Signatur der Anordnung erfolgt.

6. Schritt: Die Kasse prüft die Signaturen und die Anordnung. Es folgen Sollstellung und Ablage im elektronischen Archiv.

7. Schritt: Auszahlungen können abschließend automatisiert gebucht und an ein Geldinstitut übermittelt werden.  

 

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