AKDB aktuell Januar 2015

01.12.2014

Aus der Praxis: Adressverwaltung Elternbriefe mit OK.JUG

Das Modul Elternbriefversand ist seit mehreren Monaten im Amt für Jugend und Familie des Landkreises Schweinfurt im Einsatz. Wir sprachen mit Tanja Heinlein, Verfahrensbetreuerin OK.JUG, über ihre Erfahrungen.

OK.JUG ermöglicht unter anderem einen komfortablen Versand von Elternbriefen.

Seit Anfang 2013 sind Meldebehörden gemäß Meldedatenverordnung §13a verpflichtet, dem örtlich zuständigen Jugendamt Datenänderungen zu Kindern bis zu einem Alter von 14 Jahren zu übermitteln. Jugendämter übernehmen im Rahmen des §16 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 und Abs. 3 des Achten Buches Sozialgesetzbuch (SGB VIII) sowie des §2 des Gesetzes zur Kooperation und Information im Kinderschutz (KKG) die Aufgabe, altersbezogene Elternbriefe, weitere Angebote und Informationen zu versenden. Zur komfortablen Verwaltung der Daten bietet OK.JUG das Modul Elternbriefversand.

Frau Heinlein, schildern Sie uns bitte die Ausgangslage und den Ablauf der Adressverwaltung der Elternbriefe.

Heinlein: Die Meldebehörden übermitteln uns seit Anfang letzten Jahres monatliche Meldedaten von Neugeborenen, Kindern mit Wohnortsänderung und Sterbefälle. Man erhält keinen Komplettbestand zu einem Stichtag, vielmehr baut sich der Bestand nach und nach auf. Je eher man also beginnt, desto früher hat man die Daten der im Landkreis lebenden Kinder aktuell und komplett vorliegen. Man kann aus diesem Bestand die Eltern für Familienangebote anschreiben, mit Hilfe des OK.JUG-Moduls Elternbriefversand sogar gemeindebezogen.

Welche Herausforderungen galt es bei der Umsetzung des Elternbriefversands zu meistern?

Heinlein: Eine der größten Herausforderungen war das Zusammenführen der Daten der Meldebehörden – der Landkreis Schweinfurt hat 29 Gemeinden. Durch Zusammenlegung einzelner Gemeinden zu Verwaltungsgemeinschaften erhalten wir 21 Datensätze. Anfangs kamen die Daten zum Teil nur vereinzelt und dann als Ausdruck über die Dienstpost, per Fax oder auf Disketten bei uns an. Wir, meine Kollegin Frau Spörlein und ich, haben mit den Gemeinden und Verwaltungsgemeinschaften in unserem Landkreis eine einheitliche Vorgehensweise vereinbart, was mittlerweile gut funktioniert. Wir erhalten von allen 21 Meldebehörden die Daten monatlich in der Form, in der wir sie brauchen, nämlich als csv-Datei.

Welche Vorteile sehen Sie im Einsatz des Modul Elternbriefversand für Ihr Amt?

Heinlein: Über das OK.JUG-Modul Elternbriefversand werden die Dateien, auch mehrere gleichzeitig, mit einem Klick eingelesen. Dabei ist es wichtig, dass die Daten von den anderen Jugendamtsdaten getrennt sind. Das Programm gleicht Änderungen automatisch ab, zum Beispiel Kinder, die weggezogen sind. Sie werden aus den Versanddaten automatisch herausgenommen und zum Löschen gekennzeichnet. Die monatlichen Daten wären in einer selbstentwickelten Datenbank schwierig zu pflegen, sogar mit guten Excel- bzw. Access-Kenntnissen. Uns ist es dabei auch wichtig, dass die AKDB bei einer neuen Meldedatenverordnung die Änderungen in das Modul einpflegt. Hat man eine eigene EDV-Lösung, muss man sich selbst darum kümmern. Das Arbeiten mit dem Modul ist einfach, da es dieselben Bedienungsfunktionen wie in allen anderen Bereichen von OK.JUG bietet. Über diverse Suchmöglichkeiten kann man sich Versandlisten erstellen. In der Versandauswahlliste sieht man zum Beispiel sofort, welche Eltern zusammenleben und welche nicht. Man kann auch zu diesem Zeitpunkt noch Personen durch einfaches Hakensetzen hinzufügen bzw. entfernen.

Wie läuft der Versand der Elternbriefe ab?

Heinlein: Für den Versand der Elternbriefe, die vom Bayerischen Landesjugendamt konzipiert wurden, haben wir einen Logistiker beauftragt. Das Landesjugendamt hat ihn uns teilnehmenden Jugendämtern vermittelt. Wir schicken ihm die monatliche Versanddatei, und er übernimmt den Zentralversand für uns. Anhand der Excelliste werden die jeweiligen Elternbriefe "just in time" passend zum Alter des Kindes verschickt. Das klappt reibungslos und wir sparen Zeit und Geld. Eine Abwicklung im Jugendamt würde teurer kommen.

Und Ihr Fazit?

Heinlein: Wir haben den altersstufenbezogenen Versand der Elternbriefe für die ersten drei Lebensjahre in unserem Landkreis komplett umgesetzt. Die Abwicklung mit dem OK.JUG-Modul ist eine runde Sache.

Tanja Heinlein vom Amt für Jugend und Familie im Landkreis Schweinfurt im Interview über das Modul Elternbriefeversand in OK.JUG.