AKDB aktuell Mai 2019

Auf der sicheren Seite mit privacy kommunal

Kommunen, die DSGVO-konform arbeiten wollen, müssen ihr Datenschutzmanagement im Blick behalten. Die AKDB bietet dafür eine Software-Lösung in zwei Ausführungen: privacy kommunal basis und privacy kommunal premium – je nach Bedarf und Größe der Kommune.

Datenschutzbeauftragte in Kommunen haben seit einem Jahr alle Hände voll zu tun: Sie müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter sensibilisiert sind, Bürger über die Verarbeitung ihrer Daten im Bilde sind oder ein „Notfallplan“ im Falle einer Datenpanne erstellt wurde. Und nicht zuletzt, dass ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten steht – inklusive Datenschutz-Folgenabschätzung.

Allen Datenschutzbeauftragten in Kommunen bietet die AKDB ein webbasiertes Tool, das sie aus dem BSI-zertifizierten Rechenzentrum beziehen können: Es ist privacy kommunal. Für kleinere Kommunen bietet sich die „einfachere“ Version privacy kommunal basis an. Mit privacy kommunal basis können Kommunen ihre Behördenstrukturen abbilden, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) aufbauen, pflegen und ausdrucken. Das Komfortable: Sämtliche Verarbeitungstätigkeiten der AKDB-Verfahren sind bereits vorbefüllt und werden laufend aktualisiert. Einzig für Fremdverfahren muss das VVT selbstständig befüllt werden. privacy kommunal basis ist für die reine Verwaltung von Verarbeitungstätigkeiten gedacht.

Kommunen, die den Dienst der AKDB bereits nutzen, haben sich jedoch mehrheitlich für die umfassendere Rundum-Sorglos-Version des Datenschutzmanagement-Tools entschieden: für privacy kommunal premium. Dabei handelt es sich um ein komplettes Datenschutzmanagement-System. Es bietet einen Komplett-Service und ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für den Datenschutzbeauftragten. Denn diese umfassendere Software-Version unterstützt Kommunen bei sämtlichen Tätigkeiten, die das Datenschutzmanagement betreffen. Dazu gehören neben dem VVT unter anderem auch: die Datenschutzfolgenabschätzung, die Steuerung von Zugriffsrechten und Zuordnung der Verfahrens- bzw. Behördenprüfungen auf Grundlage der Behördenstruktur sowie die Überwachung und Dokumentation von Datenschutzmaßnahmen. Außerdem werden Anfragen und Auskunftsersuchen der Bürger ebenso dokumentiert wie Datenschutzverletzungen. Mit privacy kommunal premium lassen sich auch datenschutzrelevante Tätigkeiten externer Dienstleister (Auftragsverarbeitung) überprüfen, eingehende Anfragen zum Datenschutz erfassen und dokumentieren – zum Beispiel zum Auskunftsrecht der Bürger (Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung).

Da die webbasierte, mandantenfähige Software im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der AKDB betrieben wird, ergeben sich weitere Vorteile: Eine Softwareinstallation auf lokalen Arbeitsplätzen ist nicht erforderlich, Updates und Backups erfolgen automatisch. So sind maximale Sicherheit und Datenschutz garantiert.