AKDB aktuell Dezember 2018

Zeitgemäß zum Kitaplatz – Webservice für Kitas und Eltern

Die Digitalisierung der Kitaplatz-Bedarfsanmeldung spart Zeit und Nerven für Verwaltungen, Einrichtungen und Eltern. Der jährliche Ansturm auf verfügbare Plätze sorgt stets für die gleichen Fragen: Werden die Plätze reichen? Wie vermeiden wir Warteschlangen vor Rathäusern und Einrichtungen? Können wir Mehrfach-Anmeldungen leichter aussortieren? Wie verkürzen wir die Kommunikationswege zwischen Trägern und Eltern?

Eltern erleben nach der Anmeldung häufig eine unsichere Zeit, da erst eine schriftliche Zusage die vielzitierte Vereinbarkeit von Familie und Beruf sicherstellt. Bewerbungen für einen Kitaplatz müssen Eltern oft in jeder infrage kommenden Einrichtung persönlich abgeben – danach heißt es dann warten. Für Verwaltungen und Einrichtungen steigt in dieser Zeit der Druck. Kommunen müssen die Plätze bereitstellen und die Anmeldung angesichts der hohen Anzahl an Trägern koordinieren. Die Einrichtungen wiederum kämpfen mit Personal- und Zeitmangel, sollen sie doch gewissenhaft entscheiden, wer welche Familie aufnimmt.

Das Ziel des bisherigen analogen Prozedere war die optimale Elternzufriedenheit. Das soll mit der neuen digitalen Lösung der AKDB auch so bleiben, nun zusätzlich mit optimaler Platzverteilung sowie einfacheren zeitsparenden Verwaltungsabläufen und Vernetzung aller Träger. Im Frühjahr 2019 starten erste Kommunen mit dem intelligenten Vergabemanagement über den Online-Fachdienst "Kita-Bedarfsanmeldung" im Bürgerservice-Portal der AKDB.

Zentralisierung und Effizienzsteigerung

Eltern geben das Wertvollste, was sie besitzen, in die Betreuung, nämlich ihre Kinder. Sie können sich, wie in vielen Kommunen üblich, am Tag der offenen Tür persönlich ein Bild von den Einrichtungen machen, um den geeignetsten Kitaplatz auszumachen. Nach Bekanntgabe des Anmeldezeitraums durch die Kommune beginnt der ganzheitliche und durchgängige Prozess.

Durch einmalige Registrierung über die BayernID im Bürgerservice-Portal merken Eltern bequem und übersichtlich ihren Bedarf für einen Kinderbetreuungsplatz vor. Das Portal bietet einen Überblick über die Kinderbetreuungsangebote unterschiedlicher Träger. Hierbei wird den Eltern aber keine offene Platzanzahl angezeigt, da sich dies bis zur finalen Vergabe etwa wegen Zurückstellungen und Wegzügen noch ändern kann. Nach der Erstellung einer Favoritenliste übermitteln Eltern einmalig die Bedarfsanmeldung und erhalten anschließend eine Benachrichtigung im digitalen Postkorb, bis zu welchem Zeitpunkt eine verbindliche Zusage eines Platzes erfolgt. Der Postkorb des Bürgerservice-Portals bietet eine sichere und datenschutzkonforme Kommunikation und erzeugt ein Gefühl der Sicherheit und Transparenz, insbesondere bei Eltern. Die eingehende Bedarfsanmeldung ist sofort für alle relevanten Nutzer sichtbar, auch, wenn ein Platz zugewiesen wurde. Das verhindert eine Mehrfachbelegung, verkürzt Kommunikationswege und spart Zeit bei allen Beteiligten. Die finale Vergabe verbleibt wie in der Vergangenheit bei den Fachkräften der Verwaltung und Kitas mit ihren Vergabekriterien.

Konstruktive Kooperation mit Pilotkommunen

Die Basis zur erfolgreichen Realisierung des Fachdienstes lag in der intensiven Zusammenarbeit eines AKDB-Entwicklerteams mit einigen Pilotkommunen, die Anforderungen und Wünsche an eine zentrale und digitale Kitaplatz-Bedarfsanmeldung klar definiert hatten. Gemeinsam wurden Herausforderungen beschrieben und Lösungen erarbeitet. Am Ende entstand ein Fachdienst, der flexibel und intuitiv zu bedienen ist: Eltern können bequem den Platzbedarf anmelden und erhalten eine verbindliche Antwort; Kommunen sparen bei ihrem Auftrag der Platzbereitstellung erheblich Zeit ein und profitieren von höchster Datensicherheit; und schließlich können Träger und Einrichtungen Plätze nach pädagogischen Grundsätzen verteilen, um anschließend die Daten der Kinder ohne weiteren Aufwand in ihre Kita-Verwaltungssoftware zu übertragen.

Der Fachdienst unterstützt Kommunen bei der Bedarfsplanung in der Kinderbetreuung, um politische Entscheidungen zum Ausbau aller Kinderbetreuungsformen treffen zu können. Dazu passend das Statement von Bürgermeister Benedikt Bisping von der Stadt Lauf an der Pegnitz beim Pilotkommunen-Treffen: "Während andere nur von Digitalisierung reden, handeln wir konkret und erleichtern für die Eltern die Kitaanmeldung mit moderner Technik. Wir freuen uns, dass es nun losgeht!"