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Volle Transparenz bei Einnahmen und Ausgaben im Jugendamt

In immer mehr Jugendämtern ist OK.JUS im Einsatz. Dank der neuen bidirektionalen Online-Schnittstelle zum Finanzverfahren haben die Sachbearbeiter zu jeder Zeit völlige Transparenz über Einnahmen und Ausgaben. Und mehr Sicherheit.

Jugendämter verwalten besonders sensible Daten – und ziemlich viel Geld. Von Erziehungsberatungen über Zuschüsse zur Heimerziehung bis hin zu Vollzeitpflege. Transparenz ist da das A und O. Sachbearbeiter müssen Zahlungsanordnungen machen und an die Kasse weiterleiten. Oder andersherum kontrollieren, ob Zahlungen an die Kasse eingegangen sind. Etwa Unterhaltszahlungen oder Kostenbeiträge von Eltern. Informationen fließen also bidirektional: vom Fachverfahren ins Finanzwesen. Und vom Finanzwesen zurück ins Fachverfahren.

Bisher wurden die Daten für die Kasse aus dem Fachverfahren über Textdateien bereitgestellt und abgelegt – und anschließend von der Kasse aus Ordnern wieder hervorgeholt. Das heißt, es gab einen Medienbruch mit dem Risiko möglicher Manipulationen. Wer wusste, wo die Dateien abgelegt wurden, konnte theoretisch darauf zurückgreifen und sie verändern. Der Prozess war aufwändig und nicht vollkommen transparent.

Die Lösung: OK.JUS mit Schnittstellen zu OK.FIS

Mit der Entscheidung für das SYNERGO®-Fachverfahren OK.JUS haben die Kunden die Möglichkeit, eine revisionssichere bidirektionale Online-Schnittstelle zu OK.FIS einzusetzen. Der Vorteil: Die neue Schnittstelle übermittelt Anordnungsdaten direkt an die Finanzsoftware OK.FIS, die dann von dort quittiert werden. Umgekehrt werden bei Einnahmen die gebuchten IST-Daten von OK.FIS direkt an OK.JUS übermittelt. Dieser Prozess beweist die medienbruchfreie Integration der beiden Fachverfahren OK.JUS und OK.FIS besonders eindrucksvoll. Bekannte Probleme wie zum Beispiel Manipulationsrisiken sind mit der OK.KOMM-Schnittstelle ausgeschlossen. So lassen sich alle rechtlich zulässigen Systematiken umsetzen.