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"Routineaufgaben werden wegfallen!"

Alle sprechen über die Digitalisierung in der Verwaltung. Gleichzeitig fragen sich Bürgermeister und kommunale Mitarbeiter, wie sie digitale Prozesse reibungslos einführen können und wie ihre Arbeit in ein paar Jahren aussehen wird. Wir haben Prof. Dr. Claudia Schneider gefragt. Die Personalexpertin ist Dozentin an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen in Ludwigsburg und Gastreferentin auf dem 3. AKDB Kommunalforum 2018.

Frau Professor Schneider, den Kommunen gehen die Fachkräfte aus. Liegt das an der Bezahlung?

Nein, wenn man das Gesamtpaket der öffentlichen Verwaltung betrachtet, finde ich es durchaus attraktiv: familienfreundliche Arbeitszeiten, Zulagen für Positionen, die mit mehr Verantwortung verbunden sind, die Sicherheit. Einige Kommunen sind übrigens schon sehr flexibel in ihrem Angebot – und wettbewerbsfähig. Andere sind noch sehr statisch. Der Kern des Problems liegt woanders. Erstens: Man sollte als Kommune dort sein, wo die Bewerber sich aufhalten: auf Arbeitgebermessen, in den sozialen Medien. Zweitens: Die Personalverantwortlichen müssen sich besser auf Bewerbungsgespräche vorbereiten, die Kommune im besten Licht präsentieren, die Vorzüge des Arbeitsplatzes herausstellen. Ein Auswahlverfahren ist die Visitenkarte der Organisation. Ist es schlecht gemacht, springen gute Bewerber nach dem Vorstellungsgespräch wieder ab. Kurz: Der gesamte Recruitingprozess muss professionalisiert werden. Kleinere Kommunen, die selten neues Personal brauchen, sollten zusammen mit Nachbarkommunen eine gemeinsame regionale Online-Plattform aufstellen und Kandidaten anwerben, die sie dann verteilen.

 

Ist die Digitalisierung in der Verwaltung auch eine der möglichen Lösungen, um Fachkräftemangel auszugleichen? Welchen Beitrag kann sie leisten?

Ja, absolut! Einerseits beim Recruiting, da die Generation Y vermehrt Jobs über soziale Medien sucht. Andererseits durch gute Fach-Software, die Arbeitsprozesse in Kommunen unterstützt und alle Routineaufgaben – etwa Antragsprüfungen, Checklisten, Auswertungen – übernimmt.

 

Und welche neuen Aufgaben werden kommunale Mitarbeiter künftig übernehmen?

Durch die Digitalisierung werden ganz neuartige Jobs in der Verwaltung entstehen, die zunehmend mit Management und Beratung zu tun haben: etwa Datenmanager, die die Fülle an Daten interpretieren können, die in Kommunen verwaltet werden. Durch die Auswertung dieser Daten werden sie zum Beispiel wissen, wie sich in fünf Jahren die Bevölkerung entwickeln wird, wo Baugebiete ausgewiesen werden sollten oder wann Gebäudesanierungen durchgeführt werden müssen.

 

Wo werden diese neuen Fachkräfte ausgebildet?

Es müssen neue Studiengänge an den Verwaltungshochschulen entstehen. In Baden-Württemberg zum Beispiel planen wir, einen Bachelor für Digitales Verwaltungsmanagement einzuführen. Die Überführung einer Organisation in die Digitalisierung fordert mehr als eine alleinige Fokussierung auf Rechtsfächer. Schon bei der Umstellung vom Diplom-Verwaltungswirt zum Bachelor Public Management rückten Führungskompetenzen und die Fähigkeiten, die zur Steuerung einer Organisation gebraucht werden, stärker in den Fokus. Es geht um strategisches Denken, um die Gewinnung und Orchestrierung von Personalressourcen, betriebswirtschaftliche Steuerung, Projektmanagement und das Denken in Geschäftsprozessen. Dieser Ansatz liegt auch dem berufsbegleitenden Masterstudiengang Public Management zugrunde, der an den Hochschulen Kehl und Ludwigsburg bereits seit 2010 läuft und Nachwuchsführungskräfte für die öffentliche Verwaltung ausbildet.

 

Was zeichnet eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie aus, bei der Mitarbeiter der Verwaltung ebenso profitieren wie Bürger? Einfach neue Verfahren hinstellen?

Man sollte nicht in Aktionismus verfallen und sich bewusst machen, welches Ziel man erreichen will, wenn man eine „smarte Kommune“ werden will. Oft ist weniger mehr. Bei den Projekten, die ich betreue, analysieren wir erst einmal die Ist-Situation: Welchen digitalen Reifegrad haben wir? Dazu werden die Geschäftsprozesse und die IT-Ausstattung, aber auch die Kompetenzen und Haltungen von Führungskräften und Mitarbeitern angeschaut. Danach bestimmen wir das Soll. Was ist das Zielbild der Kommune? Wie will sie aussehen, wenn sie digital ist? Abgeleitet aus dem Zielbild und der Ausgangssituation identifizieren wir die Geschäftsprozesse, die als erste umgestellt werden sollen. Wir gehen schrittweise vor, ein Geschäftsprozess nach dem anderen. Ausgewählt wird nach Dringlichkeit, Erfolgsaussichten oder auch Leidensdruck bei Mitarbeitern und Bürgern. In der Stadtverwaltung Herrenberg haben wir im Jahr 2017 auf der Basis dieses Vorgehens zehn Geschäftsprozesse identifiziert, die erfolgskritisch sind. Diese werden nun sukzessive umgestellt. Im Jahr 2018 nehmen wir die nächsten Geschäftsprozesse in Angriff. Ganz wichtig ist dabei, dass sich die Kommunen selbst ernst nehmen. Nicht nur reden, sondern das Beschlossene auch wirklich tun.

 

Wie kann man Kommunen motivieren, eine neue Digitalisierungskultur anzunehmen, etwa was die Bereitstellung von Online-Diensten angeht?

Die öffentliche Verwaltung ist tatsächlich resistenter gegenüber Veränderungen als Privatunternehmen. Deshalb ist effektives Change Management extrem wichtig. Ich würde drei Phasen identifizieren: Erstens, es muss ein „sense of urgency“ erzeugt und deutlich gemacht werden, dass die Digitalisierung überlebensnotwendig für die Kommune ist. Und für jeden einzelnen Mitarbeiter. Der Wirtschaftsstandort Deutschland wird nur attraktiv bleiben, wenn wir uns der Digitalisierung nicht verschließen. Verwaltung kann nicht auf einer Insel leben und Mauern hochziehen. Sie muss ihren Beitrag dazu leisten. Zweitens: Man muss die Mitarbeiter von Anfang an einbinden, etwa in Workshops oder durch Umfragen. In Herrenberg haben wir unter anderem so ermittelt, welcher Geschäftsprozess am wichtigsten war und als Erstes digitalisiert werden sollte. Drittens: Man sollte intern glaubwürdige Erfolgsstorys veröffentlichen, in denen allen Mitarbeitern geschildert wird, wie die Arbeit dank Digitalisierung besser läuft! Überhaupt: Man sollte den Mitarbeitern klar und deutlich vermitteln, dass digitalisierte Prozesse für die Menschen und nicht gegen die Menschen entwickelt wurden. Und mit Menschen meine ich nicht nur diejenigen, die in den Kommunen arbeiten, sondern auch Bürger und Wirtschaft, die ja deren Kunden sind.

 

Und was wünschen sich die Bürger?

Eine schnelle Bearbeitung deren Anliegen. Das erreicht man durch den Abbau von Silo-Denken. Die Prozesse in der Verwaltung müssen transparenter und weniger starr sein, Daten von Abteilung zu Abteilung oder von Amt zu Amt müssen besser fließen. Auch denkbar: Von einem PC aus sollten diverse Bürgerservices erledigt werden können. Die Bürger sind heute ständig online – auch von unterwegs. Also wollen sie einen schnellen, unkomplizierten elektronischen Zugang zu allen Verwaltungsdiensten. Dieser Sinn für die Kundenzentriertheit muss gefördert werden.

 

Welche Rolle kommt dem Bürgermeister bei der Digitalisierung zu?

Eine zentrale Rolle! Spitzenführungskräfte – Bürgermeister oder Landräte – haben die Aufgabe, die Digitalisierung kraftvoll durchzusetzen. In der Wirtschaft nennt man das „Top-Down-Prinzip“: Es muss ein gewisser Zwang ausgeübt werden, wenn es darum geht, neue Verfahren anzuwenden. Schließlich sind Menschen bequem. Was sie kennen, wollen sie nicht aufgeben. Man muss sie also überzeugen, schulen und ihnen klarmachen, dass an der Digitalisierung kein Weg vorbeiführt. Es ist wichtig, dass Führungskräfte in der Verwaltung ihre Führungsqualitäten schärfen, statt einfach Obersachbearbeiter zu sein. Da kann man sich so Einiges von der Wirtschaft abgucken. Oft ist es leider noch immer so, dass die Verwaltung von innen nach außen denkt. Es muss aber genau anders herum sein: Die Verwaltung muss es einem modernen Unternehmen gleichtun und permanent von außen nach innen denken.

 

Müssen die Aufgaben in der Verwaltung im Zuge der Digitalisierung neu aufgeteilt werden? Entstehen neue professionelle Figuren?

Auf jeden Fall wird jeder Einzelne in der Kommunalverwaltung neue und andere Aufgaben übernehmen. Das Festhalten an der eigenen Fachlichkeit ist durch die Digitalisierung irgendwann nicht mehr zeitgemäß. Mitarbeiter werden ganz neue Verantwortungen übernehmen, sich etwa selbstständig organisieren und Aufträge und Projekte neu verteilen. Starre Strukturen werden aufgebrochen, verflüssigt. Die Digitalisierung wird die Hierarchien flacher machen. Routineaufgaben werden zunehmend von Maschinen übernommen. Kommunale Mitarbeiter werden dagegen zu projektbezogenen Problemlösern, etwa in Situationen wie der Flüchtlingskrise nach 2015. In der Fachwelt nennt man diese flexible Arbeitskultur New Work. Im Übrigen sollte das Aufbrechen von Abteilungsstrukturen innerhalb der kommunalen Verwaltung auch auf der Länder- und Bundesebene gespiegelt werden. Daten sollten in Zukunft auf allen Verwaltungsebenen leicht und problemlos ausgetauscht werden.

 

Klingt wie Science-fiction …

Ganz und gar nicht: Die Technologie gibt es bereits oder steht kurz vor der Vollendung. Die Frage ist: Wollen wir sie einsetzen? Meine Antwort: unbedingt!