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Personalmangel? Servicecenter Finanzwesen!

In der sparsam besetzten Finanzverwaltung der Gemeinde Ottensoos ist Ende letzten Jahres das passiert, wovor jede kleinere Kommune sich fürchtet: die Mitarbeiterin, die auch für Steuerveranlagung und Verbrauchsgebühren zuständig war, wurde krank. Für längere Zeit. Zum Glück konnte sich der Geschäftsleiter noch an seinen Besuch am Messestand der AKDB erinnern. Und an das Angebot des Servicecenter Finanzwesen ...

Rathaus Ottensoos im Landkreis Nürnberg

Gerade mal sechs Mitarbeiter und einen ehrenamtlichen Bürgermeister zählt die Verwaltung der Gemeinde Ottensoos im Nürnberger Land. Bei etwas über zweitausend Einwohnern nicht weiter verwunderlich. Trotzdem gibt es in der Finanzverwaltung genug zu tun. Die Sachbearbeiter verwalten rund 250 Gewerbesteuerobjekte und circa 720 Verbrauchsgebührenfälle mit rund 1.500 Objekten. Früher war Ottensoos eine eher ländlich geprägte Gemeinde, in der unter anderem Hopfen angebaut wurde. Mittlerweile gibt es hier zahlreiche Unternehmen und Handwerksbetriebe. Im nahegelegenen Gewerbegebiet Bräunleinsberg haben sich viele Mittelständler angesiedelt: ein großer Getränkelogistiker, ein Unternehmen für Lasertechnik, diverse Kfz-Werkstätten, Sanitärfachhändler, Maschinenbauunternehmen, EDV-Dienstleister... Das bedeutet zum Glück jede Menge Einnahmen – aber auch jede Menge Arbeit im Finanz- und Steueramt der Gemeinde. Hier arbeiten eine Vollzeitkraft für die Kasse, eine Teilzeitkraft für das Steueramt und ein Kämmerer. Letztere verantworten neben der Finanzverwaltung auch weitere Aufgabengebiete. Kämmerer und Geschäftsleiter Jochen Häberlein fühlte sich bisher gut aufgestellt mit OK.FIS Kameral, der Finanzsoftware der AKDB. "Wir nutzen seit Jahren das Modul Verbrauchsgebührenabrechnung in OK.FIS", so Häberlein. "Danach haben wir das Modul für die Steuerveranlagung eingeführt, und im Februar 2017 wurde auch die Kasse auf OK.FIS umgestellt. Wir beziehen OK.FIS als Software-as-a-Service aus dem AKDB-Rechenzentrum."

Der Albtraum: Wenn ein kommunaler Mitarbeiter ausfällt

Das ganze Jahr über, so Häberlein, gibt es viel zu tun: Die Kasse muss die täglichen Zahlungsvorgänge abwickeln. Der Änderungsdienst im Grund- und Gewerbesteuerbereich mit der Erstellung aktueller Steuerbescheide verteilt sich dagegen über das gesamte Jahr. "Und im Zeitraum zwischen September und Oktober steht dann die Abrechnung der Kanal- und Wasser-Verbrauchsgebühren der 1.500 Objekte an. Die Zählerstände, die von den Verbrauchern abgelesen und eingereicht werden, müssen auf Plausibilität kontrolliert und die Gebührenbescheide erstellt werden."

Doch kurz nach der Verbrauchsgebührenabrechnung passierte das, wovor sich jeder kommunale Entscheider fürchtet: Die zuständige Sachbearbeiterin im Steueramt wurde krank. Und es war nicht abzusehen, für wie lange. "Die Personaldecke in der Verwaltung ist dünn", so Häberlein. "Da können wir uns eigentlich keinen Ausfall leisten." Was ihn rettete, war sein gutes Gedächtnis. Denn einige Zeit zuvor hatte er am AKDB-Stand der Kommunale in Nürnberg ein neues Angebot kennen gelernt: das Servicecenter Finanzwesen, das Dienstleistungsangebot der AKDB fürs Finanzwesen. "Nennen Sie es Instinkt oder Vorahnung. Ich habe mir gedacht: Das könntest du irgendwann mal brauchen. Dass es so bald sein würde, hätte ich mir aber nicht träumen lassen." Die gesamte Veranlagung von Steuern und Gebühren temporär an das Servicecenter Finanzwesen auszulagern, war eine logische Entscheidung und relativ schnell gefasst. "Wir haben das Personalwesen bereits ins Servicecenter Personalwirtschaft der AKDB ausgelagert und wussten: Beim Thema Outsourcing von Personalressourcen sind wir in Expertenhand." Der Geschäftsleiter von Ottensoos befürchtete, dass seine Mitarbeiterin mindestens sechs bis neun Monate ausfallen würde. Bei der zuständigen Vertriebsberaterin der AKDB, Katja Köhler, fand er ein offenes Ohr. Und so kam unbürokratisch und schnell ein Vorvertrag für die zu überbrückende Zeit zustande.

Einfache und sichere Datenübertragung

Zuallererst mussten die Voraussetzungen für eine sichere Datenübertragung geschaffen werden, damit Ottensoos in der Lage war, mit dem Servicecenter Finanzwesen Dokumente auszutauschen. Konkret: Es wurden der flexible Datenspeicher KommSafe und die E-Akte installiert. "Nachdem die Anfangshürden auf beiden Seiten überwunden und die Abläufe festgelegt waren, gestaltete sich das Prozedere vergleichsweise einfach", so Häberlein. "Das Finanzamt schickt der Gemeinde die Messbetragsbescheide in Papierform. Diese werden von uns derzeit einmal die Woche eingescannt und in KommSafe eingestellt. Dort holt sie sich der Mitarbeiter des Servicecenters der AKDB, bearbeitet sie, erstellt die Grund- oder Gewerbesteuerbescheide, speichert sie als PDF wiederum in KommSafe ab und pflegt sie in die E-Akte ein." Sogar der allerletzte Schritt kann bei Bedarf von der AKDB übernommen werden: Der Steuerbescheid wird gedruckt, kuvertiert und direkt aus dem Rechenzentrum an die Steuerpflichtigen verschickt. Ottensoos hat sich in diesem Punkt anders entschieden. "Wir drucken die in KommSafe bereitgestellten Bescheide selbst aus, um vor der Zustellung an die Steuerpflichtigen noch die Möglichkeit der Kontrolle zu haben." Jochen Häberlein ist sehr zufrieden: Die erkrankte Sachbearbeiterin konnte wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren, und die Zusammenarbeit mit dem Servicecenter funktioniert sehr gut. Der Vertrag würde eigentlich Mitte August auslaufen, Kämmerer Häberlein hat ihn für die Teilbereiche Gewerbesteuer und VGA noch um weitere Monate verlängert. So kann er auch in der Zeit, in der die Sachbearbeiterin den anstehenden Jahresurlaub abbaut, weiterhin auf das bewährte Servicecenter Finanzwesen zurückgreifen.