OK.FIS VMB
 
Die Vermögensbuchführung OK.FIS VMB ist ein wesentlicher Bestandteil des Neuen Kommunalen Finanzwesens und deshalb auch vollständig in das Verfahren integriert.
OK.FIS VMB erfüllt die Funktionen einer klassischen Anlagenbuchhaltung und deckt alle gesetzlichen und buchhalterischen Anforderungen ab:
 

• Verwaltung von materiellen und immateriellen Vermögensgegenständen
  Die für die Aktivierung eines Vermögensgegenstandes benötigten Zugangsbuchungen werden in der Regel über die Buchführung an die VMB übergeben. Falls noch nicht vorhanden, wird ein neuer Vermögensgegenstand eingerichtet.
  Der Anlagenabgang wird in der VMB gebucht. Doppische Buchungssätze für die betroffenen Sachkonten in der Buchführung werden automatisch erzeugt.
  Im Falle des Verkaufs eines Vermögensgegenstandes besteht die Wahlmöglichkeit der Buchung des Verkaufserlöses in der Buchführung (zentral oder auch dezentral bei den Fachbereichen) oder in der VMB. Es werden für den Verkauf von Anlagevermögen alle gängigen Buchungstheorien unterstützt.
• Ermittlung der bilanziellen Abschreibung
  Anhand der bei dem Vermögensgegenstand hinterlegten Parameter können die Abschreibungen automatisch berechnet und gebucht werden. Die Berechnungen werden an die Planung oder als doppische Buchungssätze an die Buchführung weitergegeben. Eine rein informative Abschreibungsvorausschau ohne Buchung ist selbstverständlich möglich.
  Es besteht die Wahlmöglichkeit zwischen linearer, degressiv-linearer und leistungsbezogener Methode. Bei der degressiv-linearen Methode erfolgt der Übergang von der degressiven zur linearen Methode automatisch, wenn der Abschreibungsbetrag gleich bzw. größer ist als er bei der fortgeführten degressiven Methode wäre.
• Ermittlung von kalkulatorischen Abschreibungen
  Abweichend von der bilanziellen können auch kalkulatorische Abschreibungen erzeugt werden. Diese werden in der VMB in einem separaten Buch für kalkulatorische Werte geführt und können von dort direkt in die OK.FIS KLR integriert werden.
• Ermittlung von kalkulatorischen Zinsen
  Die Vermögensgegenstände stellen gebundenes Kapital dar, welches nicht für andere Zwecke zur Verfügung steht. Im Rahmen einer Kostenrechnung kann der Bedarf entstehen, kalkulatorische Zinsen zu ermitteln um die Kosten für das gebundene Kapital zu berücksichtigen. Die errechneten Zinsen werden in der VMB im Buch für kalkulatorische Werte – wie auch schon die kalkulatorischen Abschreibungen - gebucht. Von dort können sie direkt in die OK.FIS KLR übernommen werden.
• Anlagenspiegel
  Der Anlagenspiegel stellt die Entwicklung der Bilanzposten des Anlagevermögens bis zum Schluss des Geschäftsjahres dar. Aus ihm sind die ursprünglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die Zu- und Abgänge, die Zuschreibungen sowie die kumulierten Abschreibungen bis zum Restbuchwert ersichtlich. Er ist als Anhang ein verpflichtender Bestandteil des Jahresabschlusses.
  

OK.FIS VMB bietet schon bei der Einführung des doppischen Rechnungswesens wichtige Funktionen an, um die Erfassung und Bewertung des Anlagevermögens effizient abzuwickeln:
 

• OK.FIS VMB Inventur
  Dieses Programm kann, um die Anlagegüter bequem erfassen zu können, z.B. auf Notebooks dezentral eingesetzt werden. Die Daten werden nach Abschluss oder auch während der laufenden Inventur mit der OK.FIS VMB synchronisiert. Mit diesem Tool ist es auch möglich, die einzelnen Vermögensgegenstände mit Barcodeaufkleber oder RFID-Transponder zu kennzeichnen. Dadurch wird die Inventur in den Folgejahren wesentlich erleichtert.
• OKFIS VMB Bewertung
  Dieses Werkzeug bietet Ihnen umfangreiche Hilfestellungen bei der Vermögensbewertung. Es wird sowohl die Ermittlung der ursprünglichen Anschaffungs- und Herstellkosten als auch die des aktuellen Zeitwertes unterstützt. Alternativ kann auch die Bewertung zum aktuellen Wiederbeschaffungswert erfolgen.
• Eröffnungsbilanzbuchungen
  Für die erfassten und bewerteten Vermögensgegenstände werden automatisch die Eröffnungsbilanzbuchungen für die Buchführung erstellt.

 
Zusätzlich zu den Funktionen einer klassischen Anlagenbuchhaltung ist in OK.FIS VMB die Verwaltung von aufgenommenen Krediten, ausgegebenen Darlehen und die Bearbeitung von Haftungsverhältnissen aus der Bestellung von Sicherheiten für fremde Verbindlichkeiten möglich:
 

• Kreditaufnahme
  Die für die Kredite notwendigen Zins- und Tilgungszahlungen werden durch ein integriertes Kreditmanagement errechnet bzw. durch einen aus externen Quellen übernommenen Zins- und Tilgungsplan festgelegt. Die so festgelegten Größen können in der VMB gebucht und als doppische Buchungssätze in die Buchführung integriert werden. Es kann auch der umgekehrte Weg gewählt werden, sodass die Buchungen für die Kreditraten aus der Buchführung in die VMB integriert und mit den Werten der dortigen Zins- und Tilgungspläne abgestimmt werden. Bei Aktivierung der Kredite werden die Werte, wie auch bei den Anlagegütern, aus der Buchführung übernommen.
• Darlehensausgabe
  Wie auch für die Kredite können die Bestandswerte sowie Zins- und Tilgungspläne ausgegebener Darlehen in der VMB verwaltet werden. Die Werte für die Aktivierung werden aus der Buchführung übernommen. Buchungen für die Raten können, ebenso wie bei den Krediten, sowohl an die Buchführung abgegeben als auch übernommen und abgeglichen werden.
• Haftungsverhältnisse
  Eventualverbindlichkeiten werden in der Regel nicht buchhalterisch erfasst. Wesentliche Haftungsverhältnisse aus der Bestellung von Sicherheiten für Verbindlichkeiten Dritter sind jedoch aufgrund des Vollständigkeitsgebotes der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung systematisch aufzuzeichnen. Es besteht insofern eine Inventarisierungspflicht. Dieser kann mit der Erfassung in der VMB nachgekommen werden.

  Des weiteren sind die erwähnten Haftungsverhältnisse als Pflichtangabe im Verbindlichkeitenspiegel für den Jahresabschluss aufzunehmen. Durch die Erfassung in der VMB werden sie automatisch durch die NKFW-Funktionen im Jahresabschluss nachgewiesen.